福建会计证《会计基础》第六章第四节会计凭证的传递与保管讲义

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　　第四节　会计凭证的传递与保管

　　一、会计凭证的传递

　　会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。

　　会计凭证的传递，要求能够满足内部控制制度的要求，传递程序合理有效，同时尽量节约时间，减少传递的工作量。

　　单位应根据具体情况制定每一种凭证的传递程序和方法。会计凭证的传递一般包括传递程序和传递时间两个方面。

　　在制定合理的凭证传递程序和时间时，通常考虑以下几点：

　　1.要根据经济业务的特点、企业内部的机构设置和人员分工情况、以及管理上的要求等，具体规定各种凭证的联数和传递程序。

　　2.要根据有关部门和人员办理业务的必要手续时间，确定凭证的传递时间。

　　3.要通过调查研究和协商来制订会计凭证的传递程序和传递时间。

　　二、会计凭证的保管

　　会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。

　　任何单位在完成经济业务手续和记账之后，必须将会计凭证按规定的立卷归档制度形成会计档案资料，妥善保管，防止丢失，不得任意销毁，以便于日后随时查阅。

　　其主要要求有：

　　1.会计凭证应定期装订成册，防止散失。

　　从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。

　　2.会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面签章。会计凭证封面的一般格式见表6—15。

　　表6—15

　　3.会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。

　　原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。

　　4.原始凭证较多时，可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。

　　对各种重要的原始凭证，如押金收据、提货单等，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上分别注明日期和编号。

　　每年装订成册的会计凭证，在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年，期满后应当移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

　　5.严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。

　　【例16】(单)会计凭证经本单位负责人批准，其他单位可以( )。

　　A.外借

　　B.抽换 (加贴封条，就是为了防止抽换)

　　C.复制