就拿收发文件来说，做为办公室成员需对其进行严格的登记，包括办理情况、在办人、收文时间、来文单位、文号、文件名称、办公室意见、局长批示、阅办人等，如有其他阅办人和指示等情况也需记明。而登记这些事项是由办公人员输入电脑以表格的形式保存，而文件经批阅处理后也有办公室统一保存，以便以后查阅和归档登记之后，办公室根据办公室意见，对文件进行归类和批注后送各领导和各科室进行批阅和审理。待各文件处理完毕送还办公室后，根据领导的指示，或送执行部门执行、或存档。
而群众来访与电话来访同样需要进行记录和登记，具体登记方式和内容则有不同，如遇群众来访或电话举办，则必须登记和记录举办时间、内容、人员等，然后办公室根据情况的不同，教育不同的部门领导进行处理。而电话来访中包含的其他政府部门的通知等，待记清内容确认无误后，须登记电话记录卡，并通知相关部门和领导处理来电会议、事件等。
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