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随着办公自动化的发展，电子文件使用的范围越来越广。根据国家标准GB/T18894--2002《电子文件归档与管理规范》中的定义，电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
从该定义中可以看出电子文件具有两方面的基本特征：
第一，电子文件是由电子计算机等数字设备生成和处理，其信息是以二进制数字代
码记录和表示的，因此亦可称为“数字文件”(digital records)。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1称为一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信线路、网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型。文件是指机构或个人在履行其法定义务或业务活动过程中形成、收到并保管的作为证据及信息的记录(文件管理国际标准IS015489《信息与文献一文件管理》)，英文通常称record。此处所指的文件与计算机系统中使用
文件这一专用名词――由若干相关的记录构成的集合是不同的。电子文件作为文件家族的新成员，具有文件的各种属性，特别是具有特定的要素、作用和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
电子文件归档后即形成电子档案。