行政公文格式
【1】
按照《国家行政机关公文格式(GB/T9704-1999)》规定,公文一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等要素组成。公文中各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
一、眉首
(一)公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。秘密文件要求标识。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行,编写位数应根据公文的份数来决定,但至少应不少于两位,即“1”编为“01”。对份数序号,可用印号机手工在成文上加盖,也可用印刷设备与成文同时印刷。
(二)秘密等级和保密期限
涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标注“绝密”、“机密”或“秘密”。如需标识秘密等级,用4号黑体字,顶右格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字格;如需同时标识秘密等级和保密期限,用4号黑体字,顶右格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开,秘密两字之间不空字格。
(三)紧急程度
紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。如需标识紧急程度,用4号黑体字,顶右格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字格;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶右格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶右格标识在版心右上角第2行。
(四)发文单位标识
由发文单位全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文单位全称或规范化简称。发文单位标识推荐使用标宋体字,用红色标识。字号由发文单位以醒目美观为原则酌定,一般应小于上级单位的字号。
联合行文主办单位名称在上,“文件”二字置于发文单位名称右侧,上下居中排布。如联合行文单位过多,必须保证公文首页显示正文。可通过缩小发文单位字号、行距加以解决。
(五)发文字号
发文字号由发文单位代字(含区域代字、单位代字、发文形式代字三部分)、年份和序号组成。发文单位标识下空2行,用4号仿宋体字居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份要标全称,用六角括号“〔〕”括上;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线(目的是使文件眉首醒目、美观)。
(六)签发人
上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。有签发人的上行文发文字号居左空1字格,签发人姓名居右空1字格排列;“签发人”用4号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用4号楷体字标识签发人姓名。文件中如有多个签发人(会签人),亦需标注,其顺序为:主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文单位顺序依次顺...