企业办公室主任是机构或部门的主要负责人。办公室主任岗位职责有哪些呢?负责哪些工作呢?下面是出国留学网小编整理的如何当好办公室主任,欢迎阅读。
如何当好办公室主任
这个课题涉及面比较广,我以我个人的理解简单说一下我个人的观点。
一、角色认知:
办公室是一个综合职能部门。根据企业性质不同,往往存在于劳动密集型企业,特别是分工粗放的民营企业中居多。在外企或分工精细的企业,往往被其它职能部门所取代。
办公室职能主要是起到承上启下、沟通内外、协调左右、联系各方的枢纽作用。他的角色首先是企业决策者的“幕僚作用”,通过吃透、体会最高决策者的理念、想法,去落实并延伸决策者决策力量;其次是企业的“服务作用”,通过相应的激励及导向的手段,服务于企业的公共决策,建立起劳、资和谐的劳动关系;其次是管理的“监督作用”,企业战略明确之后,对企业而言最重要莫过于流程体系及公司管理制度的执行、完善与再造,通过全面而有效的监督,去提升执行力,去推动企业规范化建设,去规避市场风险,去降低运营成本,让公司的整体运作在公司管理的掌控视线之内。
二、工作认知:
1、企业规范化(标准化)建设方面:
A、协助企业决策者制定企业战略目标
建房子之前,应该有建设图纸,用于指导建设。对于企业而言,最需要明确的是企业战略规划,它对于企业来说就是“图纸”的作用。
办公室主任应该以自己的观察与决策者一起,规范企业的战略目标,主要内容是企业产品的定位,主打市场定位,行业定位,销售群体定位以及定价策略规范。
B、协助企业决策者规范企业流程体系
企业流程体系就如同人身体里的血液经络一样。
企业战略规范之后,应该协助企业决策者致力于企业流程全系的规范。通过对现有流程的识别、展示、分析与完善,规范体系流程,并落实流程责任人、执行人、监督人与检查人,持续推动流程体系建设。
流程体系不是越多越好,而应该本着简明、适用的原则制定,并且要落实责任人。千万不能学ISO9000,制作了上百个流程,不分主次,不落实到人,最终是锁到柜子里,摆设而已。
C、规范企业组织结构
企业要想持续发展,前提之一就是要岗位明确,责任清晰,否则,平日里相安无事,一旦出现问题之后就会相互推诿、扯皮。
组织结构应该要根据企业的性质、规模、现实情况而定,而不能一味跟风。形式上无所谓,只要能适合企业即可,一旦形成并书面化之后,组织结构应该服务于公司流程和企业战略,杜绝管理随意性的弊端。
D、规范企业部门职能
一旦确立企业组织结构之后,就需要对部门职能进行规范。即所谓的“三定”:定岗、定编、定员。
部门职能应明确部门目标、部门关系、部门任务、公共职能、工作形式等相关内容,通过对部门上述内容的概括规范,主要目的是减少部门与部门之间的内耗,从而达到减少企业内部运营成本的目的。
有些部门人员,素质或文化水平可能不会太高,所以,就需要避免大篇幅的平铺直叙,而是要采用表格化的形式,加以监督、控制。
E、规范企业岗位职责
部门规范之后,需要进一步对岗位进行界定和规范。
岗位规范应该主要从任职资格描述、岗位价值分析、胜任力模型三个方面入手。 ...