秘书资格证三级

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　　2017年秘书资格证三级高频考点：述职报告

　　第三章 文书拟写与处理

　　第一节 文书的拟写

　　【知识点】述职报告

　　(一) 概念与特点

　　1、 概念 指各级领导干部及管理工作人员,向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告。

　　2、 特点

　　第一， 个人性

　　第二， 真实性

　　第三， 通俗性

　　(二)结构 标题+称谓+正文+落款+成文日期

　　1、标题　有四种写法：

　　一是只写“述职报告”四个字;

　　二是“XX年任XX职务期间的工作汇报”的公文写法;

　　三是“XXX(姓名)XXX(职务)XX会议上的汇报(或报告)”的写法;

　　四是新闻标题式的写法。

　　2、称谓

　　指数值报告的对象或呈送的部门，如“各位领导”、“董事会”、“组织人事部”

　　3、正文 开头+主体+结尾

　　开头——所任职务和期限，任职期间的基本情况，以及对自己任职期间成绩的总体评价

　　主体——包括三方面的内容

　　履行职务的基本情况;

　　所取得的成绩和实践经验

　　存在问题和努力方向

　　结尾——是正文的结束语。一般可以用“以上报告，请领导和同志们指正”、“以上就是我的述职，谢谢各位”等

　　(三)要求

　　1、实事求是：既不要脱离自己的职责范围和工作目标;不能写成流水帐;正确、适当，不能故意夸大或缩小;缺点和不足的地方也要说够、说充分。

　　2、突出特点

　　3、语言简洁

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　　电子档案有许多不同于传统纸质档案的特性，决定了其在保管与维护方面的特殊性。由于这种特殊性，载体损害、设备故障、操作失误、病毒入侵、黑客攻击、网上篡改、技术淘汰等都可能对电子档案的完整和安全造成威胁。电子档案的保管工作主要包括载体的物理保护和信息的安全维护两个方面。

　　(1)载体的物理保护

　　1)存放方式。电子档案的各种磁带，软、硬磁盘和光盘应垂直放置，防止变形和受重物挤压。电子档案在整理、保管和利用过程中，禁止用手直接触摸载体表面，不允许使用其他物品捆绑、固定载体，防止划伤载体。

　　2)库房温湿度控制。电子档案各种磁性载体库房的温度应为15～27℃，相对湿度为O%～40%。光盘档案保管的环境温度应为14，-24℃，相对湿度为45%～60%。

　　3)预防有害因素的影响。电子档案应放在一定的器具内，以确保防尘、防光(防止强光照射，特别是紫外线的直接照射)、防火、防磁、防震、防有害气体。在电子档案保存和使用过程中，严禁随意擦拭或清洗盘片，如有必要可用于净药棉蘸高纯度酒精擦洗裸露部分。在拿取光盘过程中，不可用手直接触摸光盘信息部位和读写窗口。

　　4)检查保存状况。每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，发现问题应采取恢复措施。

　　(2)对电子档案信息的安全维护。维护电子档案的信息安全，也就是维护电子档案的原始性。维护其原始性的技术措施主要有：

　　1)采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是保障电子文件安全最根本的措施之一。它是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防“原件”因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同时执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工作，以防止文件信息的丢失。(环球网校秘书资格频道为您提供电子文件考点)

　　2)加密技术。加密技术旨在防止文件信息的泄密。由于加密方法对非授权者是保密的，因此可防止非法用户截获并破解文件内容。加密的过程是：将对明文可读文件进行编码并转换成不可读形式的密码，利用时再通过解密运算将密文还原为明文。目前多使用“公开/私有密钥”法加密，也叫“双密钥码”加密法。采用密钥法进行传输的方

　　法是：公开密钥法是指任一发文者都使用相互关联的_.对密钥(加密、解密的运算方法)，一个公开给所有人，另一个为发文者秘密拥有。用秘密钥匙加密的文件只有公开密钥才能解开，且公共密钥与秘密密钥是不对称的，即不可能用公共密钥推导出秘密密钥。发文者发文时，用秘密密钥对文件做加密运算，形成密文;收文者则用发文者的公开密钥对密文做解密运算，恢复明文。一旦明文得以恢复，至少说明两点：该文件是发文者发出的;该文件未有任何改动。否则，只能产生乱码，不可能恢复明文。这样第三者很难从截获的密文中解出原文来。这对于传输中的电子文件有很好的保护效果。

　　3)电子签名。电子签名并非是书面签名的数字图像化。它其实是一种电子代码，利用它，收件人便能在网上轻松验证发件人的身份和签名。...

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　　秘书工作机构

　　广义：是指秘书长或办公厅(室)主任领导下的办公厅或办公室。

　　狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅(室)之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。

　　秘书工作机构组织形式有两种：分理制和综理制。分理制是指秘书工作机构内部下设分理机构，承办分工的具体事宜。综理制是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。

　　中央的秘书机构称“办公厅”，这类“厅”是部级机构，采用分理制(即下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作)。

　　省、部的秘书工作机构也称“办公厅”，这类“厅”是厅局级机构，也采用分理制，下设秘书处、机要处、信息处等。

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　　【例文1】

　　××省人民政府关于禁止生产、销售和使用一次性发泡塑料餐具的通告为有效防治白色污染，保护人民健康，维护消费者权益，保护环境，根据经国务院批准、由国家经贸委发布的《淘汰落后生产能力、工艺和产品的目录》(国家经贸委令第6号)关于限期淘汰一次性发泡塑料餐具的规定，省人民政府决定在全省范围内禁止生产、销售和使用一次性发泡塑料餐具。现将有关事项通告如下：

　　一、在本省行政区域内立即禁止生产一次性发泡塑料餐具，有关经营者立即停止对一次性发泡塑料餐具的进货，并从2002年3月1日起禁止销售、使用一次性发泡塑料餐具。

　　二、本通告所称一次性发泡塑料餐具指：以发泡聚丙烯、聚苯乙烯、聚乙烯等为原料生产的，不符合《一次性可降解餐饮具通用技术条件》的一次性饭盒、杯、碟(盘)、碗等食用容器和用具。

　　三、原从事一次性发泡塑料餐具生产、销售的企业，须到卫生行政部门办理卫生许可证注销或变更登记手续，并到工商行政管理部门办理企业注销或经营范围变更登记手续。

　　四、一次性发泡塑料餐具的替代品，必须符合国家卫生标准、卫生管理规范和产品质量标准，并按照《中华人民共和国食品卫生法》和《××省卫生许可证发放管理办法》的规定，向省级卫生行政部门申报办理卫生许可批件。

　　五、对违反规定，在本省行政区域内生产、销售、使用一次性发泡塑料餐具的，根据《中华人民共和国产品质量法》和《中华人民共和国食品卫生法》的有关规定，由质量技术监督、工商行政管理部门和卫生行政部门依照各自职能依法处理，构成犯罪的，依法追究刑事责任： (一)在本省行政区域内生产一次性发泡塑料餐具的，责令停止生产，没收违法生产的产品和专门用于其生产的原辅材料、包装物、生产工具，并处以违法生产产品货值金额等值以下的罚款;有违法所得的，并处没收违法所得;情节严重的，依法吊销卫生许可证和营业执照。(二)在本省行政区域内销售一次性发泡塑料餐具的，责令停止销售，没收违法销售的产品，并处以违法销售产品货值金额等值以下的罚款;有违法所得的，并处没收违法所得;情节严重的，依法吊销营业执照。

　　(三)在本省行政区域内，服务业经营者违反本规定将一次性发泡塑料餐具用于经营性服务的，责令停止使用，并处以违法使用的产品(包括已使用和尚未使用的)的货值金额等值以下的罚款。

　　(四)对为一次性发泡塑料餐具提供运输、保管、仓储等便利条件的，没收全部运输、保管、仓储的收入，并处以违法收入50%以上、3倍以下的罚款。

　　(××省人民政府章)

　　二OO一年十二月十五日

　　【点评】一般来说，法规性通告篇幅较长，为做到条理分明、层次清晰，大多采用分条列项的写法。同时为了便于通告内容的理解和执行，这份通告开篇将写作的原因交代得很清楚，通告的事项具体明确，一目了然。通告语言力求准确简明，通俗易懂。

　　【例文2】

　　金牛区劳动局金牛区就业局金牛区就业介绍中心

　　关于举办失业职工、下岗富余职工再就业现场交流会的通告

　　为了帮助失业职工...

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　　计划的文体适用

　　在过去三年，果胶生产商××公司的员工数量从几百名增加到1700多名。当这样一家公司需要更新其台式计算机及笔记本计算机时，并没有一次购买所有硬件，而是请另一家公司×××公司为其设计三年购买计划。

　　“从我们公司规模看，这是不小的花费，但我们使用的都是老旧的硬件，所以必须换掉。”××公司IT项目副总监说道，“我们首先分析了情况，看是租用还是购买。然后制订了更新台式及笔记本计算机的三年计划。”

　　像××公司这样更新硬件在其他公司也是普遍存在的问题，中小公司的IT投资，包括硬件、软件、服务及人事，都要考虑是否能为公司带来最大收益。明确商业目标及支持该目标的IT资源，是一项IT投资成功的前提。在这个前提下，制作工作步骤流程图，这样能很容易决定某项措施是减少还是增加步骤。

　　很少有公司制订相关计划，××公司IT项目副总监指出，三年计划对××公司非常重要，能使其了解并预测将来的需求及可使用的资金。

　　××公司的做法被认为是“聪明的IT投资”。

　　计划是各类机关、企业、事业单位及个人预先对一定时期内所要进行的工作或完成的任务所作的一个书面化、条理化安排。它是一种应用广泛的重要文书，小到个人、家庭上街购物所列的物品清单、婚丧嫁娶的迎送安排，大到关系国计民生的发展规划，都属于计划范畴。计划对人们的工作生活起着一个理智的引导作用。做任何事情之前，有一个切实可行的计划，会避免因惰性、感性或盲目而产生的混乱、拖沓、浪费的现象。

　　根据计划的使用情况，人们从不同角度对计划进行划分。如按内容不同可分为生产计划、工作计划、学习计划、文体计划等，按作者不同可分为个人计划、部门计划、单位计划等，按时间长短可分为月度计划、季度计划、年度计划，按照时间性的范围大小，计划还可分为短期计划(即上述年度、季度、月份及节假日安排等)、长期计划(凡三年以上的计划都可称为长期计划，如五年计划、十年计划等)。短期计划一般比较详细具体，长期计划一般是纲领性计划。

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　　远程会议筹备方案特点

　　(1)远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

　　(2)远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

　　(3)会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。

　　(4)远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

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　　1、 接待的准备工作主要有心理准备和物质准备，物质准备包括环境准备和办公用品准备。

　　2、 沟通是一种信息交换过程。是人们为了既定目标，用一定的符号、思想和情感在人与人之间进行传播的过程。

　　3、 接待计划的主要内容包括确定接待规格、拟订日程安排、提供经费列支。

　　4、 了解来宾的饮食和生活习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳。(环球网校秘书资格频道为您提供商务沟通和接待填空题)

　　5、 部门“本位主义”和员工短视倾向是横向沟通的障碍之一。

　　出国留学网小编为你整理“2017年秘书资格证三级试题：秘书活动”哦，包括秘书资格考试试题等相关内容，欢迎广大网友前来学习，希望对你有所帮助!更多资讯关注本网站的更新吧!

　　秘书活动的本质属性及其特点最什么?

　　答：秘书活动的本质属性是辅助性。秘书活动的辅助性具有以下特点：辅助的直接性、辅助的全面性和辅助的非独立性。

　　简述秘书活动的基本要素。

　　答：秘书活动的基本要素有五个：秘书人员、秘书工作、秘书方法、领导意图、秘书环境。由此可以明确秘书活动的主体要素、客体要素、中介要素、潜在因素和外在因素。

　　秘书工作的分类有哪些。

　　答：秘书工作可进行多种分类，这些分类是：(1)按辅助对象的分类——秘书工作和秘书性工作;(2)按照工作态势分类——程序性秘书工作和非程序性秘书工作;(3)按照主动程度分类——跟随性秘书工作和主体性秘书工作;(4)按照业务范围分类——通用性秘书工作和专业性秘书工作。