2013年会计证考试《会计电算化》会计电算化档案管理

　　第八节　会计电算化档案管理的基本要求

　　【学习目的与要求】

　　通过本节的学习，掌握会计电算化档案的相关知识以及保管时应注意的问题。

　　计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求;如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

　　一、电算化会计档案管理的主要任务

　　会计电算化档案管理的主要任务，就是监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效利用，并将其安全保存的一系列工作。

　　二、电算化会计档案的内容

　　电算化会计档案包括存储在计算机中的会计数据、软盘等备份的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据。

　　存储在计算机中的会计数据和采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等介质存储的会计账簿或报表，具有磁性和不可见的特点，作为会计档案保存时，其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据(书面形式的会计账簿、报表)相一致。

　　采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》中的规定执行。

　　系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。

　　三、记账凭证的生成与管理(了解)

　　1.将记账凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。

　　2.手工事先作好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理。在这种情况下，保存手工记账凭证与机制凭证均可。

　　四、会计账簿、报表的生成与管理(了解)

　　1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法;如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。

　　2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印;发生业务较少的账簿，可满页打印。

　　3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。

　　5.记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

　　五、电算化会计档案保管(了解)

　　1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同的建筑物内。

　　2.采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查、定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。一般来说，软盘的存放环境，温度4℃—5℃，相对温度8%—83%，磁场强度50奥斯特。

　　3.严格执行安全和保密制度

　　4.各种会计资料，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位

　　6.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。

　　7.存在会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式之前，应妥善保管并留有副本。一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至其中的会计信息完全过时为止。

　　9. 会计档案应由专人负责

　　【例3-25】多选题：一般地账务处理系统主要由初始设置和(　 )模块组成。

　　A.凭证处理　　B.月末处理　　C.账簿输出　　D.编制报表

　　正确答案：ABC

　　解析：账务处理系统包括初始设置模块和日常处理模块，后者通常由凭证处理、月末处理和账簿输出等模块组成。

　　【例题3-26】会计档案资料保管员的具体工作包括( )。

　　A.系统各类数据软盘、系统软件及各类账表、凭证、资料的登记和存档保管工作

　　B.做好各类数据资料、账表、凭证的安全保密工作，按规定的批准手续办理借还手续

　　C.按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据资料

　　D.凭证、账页、报表等的打印工作

　　正确答案：ABC

　　解析：会计档案资料保管员的具体工作包括：系统各类数据软盘、系统软件及各类账表、凭证、资料的登记和存档保管工作;做好各类数据资料、账表、凭证的安全保密工作，按规定的批准手续办理借还手续;按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据资料。但不应包括凭证、账页、报表等的打印工作。

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