会计电算化复习笔记第四章2

　　会计电算化软件就是代替手工记账的会计工作，只要实现会计手工输入记账凭证数据，后面的过账程序，编制报表程序，都由计算机内部处理，把会计账簿和报表存储在计算机中，只要输出某个账户，输出某一时间的报表时，才需要对计算机进行操作。会计电算化能够这样，那么，所有会计岗位都是就业岗位。手工会计因此也就不需要了。而通过会计电算化考试是获得会计从业资格证不可缺少的一步，会计网(https://m.liuxue86.com/kuaiji/)为帮助各位考生顺利通过考试，为大家准备了知识讲解，欢迎您收藏本网站。

四、账务处理系统初始化
（一）设置基础档案
设置基础档案包括设置部门档案、设置职员档案、设置客户档案、设置供应商档案、设置外币及汇率、设置结算方式等。这些档案信息将在设置会计科目、填制凭证等操作中将有选择地被引用。
1.基础档案的内容
（1）设置部门档案
在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理，从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。
（2）设置职员档案
职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。
提示：输入一个职员的档案信息之后，必须敲回车换行才能保存。
（3）设置客户档案
如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。
提示：必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。
（4）设置供应商档案
企业如果需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细资料录入供应商档案。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，平时如有变动要及时在此进行调整。
（5）设置外币及汇率
汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率是由账簿初始化设置决定的。
（6）设置结算方式
为便于管理和提高银行对账的效率，软件提供了设置银行结算方式的功能，用来建立在经营活动中所涉及到的结算方式。
5.操作演示：
进入用友通
基础档案设置
（二）设置会计科目
1.会计科目编码：
（1）以文字形式表示的会计科目较长，必然在存储的时候浪费计算机的内存。
（2）对计算机处理来说文字型的科目具有二义性，文字中多一个或少一个空格计算机就认为是两个不同的科目，因此文字型的科目不便于计算机的分类处理。
（3）在大量的凭证处理中会计科目需要人工输入，文字型的科目不便于提高输入速度，输入较慢。
（4）使文字型的科目不便于计算机进行数据的汇总。
2.设置会计会计科目编码的一般原则
（1）首先应结合使用本单位特点和管理需要对会计科目进行整理，使之形成系统性和层次性较强的会计体系。
（2）会计科目的的设置应符合现行会计制度的规定，遵照财政部规定来设置一级编码，明细科目编码是由企业自定的。
（3）会计科目的编码应具有一定的规律性。
（4）会计科目代码的扩展性和义务性相结合
3.会计科目设置的内容
（1）会计科目编码
科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。其作用是：便于反映会计科目间的上下级逻辑关系；便于计算机识别和处理，将会计科目编码作为数据处理的关键字，便于检索、分类及汇总等；减少输入工作量，提高输入速度；促进会计核算的规范化和标准化。
设计会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。一级科目编码按财政部的统一编码方案编制；明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上一级科目编码后，组成本级科目全编码。即：
本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码
由此可见，每级科目的全编码都包括上级科目的编码和本级科目编码，这样的编码能够很好地反映科目上下级之间的关系。
（2）会计科目名称
会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目编码是计算机使用的科目代码，而科目汉字名称，则是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。因此在定义科目名称时，必须严格按照会计制度规定的科目名称输入，做到规范化和标准化。输入科目名称时应尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。
（3）科目类型
即按会计科目性质对会计科目进行划分。按照会计制度规定，科目类型分为五大类，即资产、负债、所有者权益、成本、损益。指定会计科目的类型，这是计算机自动进行分类汇总的依据。新的会计准则中，财政部规定的一级科目编码的第一位，即科目大类代码为：“1=资产”，“2=负债”， “3=共同类”“4=所有者权益”，“5=成本”，“6=损益”。因此在指定科目类型时必须将定义的类型与编码的第一位保持一致。
（4）助记码
（5）账页格式
即根据会计核算的需要对会计账簿进行格式定义，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。
（6）辅助账核算
辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算。
举例：
手工方式下，应收账款应该按照企业名称设置明细科目，比如，应收账款-A公司，应收账款-B公司，应收账款-C公司。
填制凭证的时候，比如说如下分录：
借：应收账款——A公司　　　 30 000
贷：主营业务收入　　　　　　30 000
手工方式下，采用活页式账簿，因为随着经济业务的变化，明细科目的内容也在发生变动，采用活页式账簿比较容易核算。
计算机方式下如果采用手工记账方式下的明细设置方法，就会出现信息设置重复，因此我们就应该考虑如何将应收账款科目和客户档案联系起来。方法是：建立应收账款科目的时候，我们可以将其设置为“客户往来辅助核算”，这样应收账款科目和客户档案就可以自动建立起联系。以上面的分录为例，在填制凭证的时候，计算机会弹出一个辅助窗口，由凭证填制人员选择是与哪一个公司发生的业务往来，然后输入金额3万。
设置往来核算可以按往来目录进行分类和汇总，即下一级将自动向有隶属关系的上一级进行汇总；设置部门核算可以按部门进行分类和汇总；设置项目核算不仅可方便地实现对部分成本费用和收入按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况的管理提供了快速方便的辅助手段。