接收函即为将拟调出人的全部人事关系(档案、户口、党组织关系、团关系等)从无隶属关系的一个单位调至另一个有人事接收权单位的函件，接收函有特定格式书写，一般各个部门有自己规定格式书写，就像政府所下发文件一样都有既定格式。
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档案接收函格式(1)
兹有我单位______(同志)，____________(身份证号)是我公司用工人员，同意其人事档案关系转入我公司，特此证明。
单位名称：__________________
日期：____________
档案接收函格式(2)
______分中心：
经双方协商，我单位同意接收______单位(档案所在人才机构/单位)的______同志(身份证号：______ ，特殊工种：□有、□无)
到我单位工作，请协助办理人事档案调动相关手续。
(此表仅限内部使用)
经办人:
(单位公章)
年____________月______ 日
档案接收函格式(3)
______人才服务中心：
______等______名同志已被我公司聘用，我公司同意管理其人事档案关系，并将其档案关系存入我公司单位户内，请协助办理其档案关系转入。我公司存档编号：______同志原存档单位名称： ____________公司
______公司(加盖公章)
______年______月______日
档案接收函格式(4)
_____学院：
经研究，我单位同意接收贵校______届____________专业毕业生______同学到我单位工作，同意接收其人事档案及户口，请协助办理以下有关事宜：
1.报到证抬头：_______________________;
2.档案转寄单位：____________，详细地址：__________________，邮编：____________。
3.户口请迁移至：_____________________;
4.党组织关系抬头：____________________。
用人单位名称(签章)：__________
_____年_____月_____日
档案接收函格式(5)
________人才服务中心:
我公司同意于____年____月接收____同志为正式员工，并接收其人事档案委托园区人才保管，请贵中心协助办理相关档案调入手续。
身份证号码：____________
原档案所在机构名称：___________
单位(盖章)
____年____月____日