1、将申请邮件发送到教授真正正在使用的邮箱地址，而不是大学通讯录上的邮箱地址。(检查一下他们的个人摘要或者任务分配表来寻找一些线索。)
2、教授更喜欢打开更为有趣的邮箱地址，例如you@theCruddyUniversityE-mailSystem.edu。
3、注意：在主题栏要对邮件内容有一个简要的解释。切忌说“紧急请求--请立即回复”，因为，你的请求会像垃圾一样被处理掉。
4、最稳妥的开头方式用“亲爱的×××教授”。这样，你就不会在担忧教授是不是博士之类的了。并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。
5、 教授每天会收到25-30封邮件，因此，简介明了的问题是最好不过的了。如果问题表述的很详尽或者多层面的，最好在教授的办公时间面谈，这样教授就能够更有效地帮你解决问题。
6、如果你的教授屈尊给你回答或者发送你所需要的材料的话，一定要回复邮件，说邮件已收到。这样，下次在课堂上看到你的时候，他们就会觉得你是个不错的学生。
7、邮件不要都用大写字母来写，因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈的感情的方式。
8、切记：没有人真的喜欢表情符号和微笑符。
9、你写给教授的邮件不要像你在朋友留言板上的留言一样随便。切忌：千万别和教授开玩笑。
10、邮件切忌不要像写短消息一样用单词的缩写形式。
11、不要轻易拿以下的内容当谈资：你的论文很难搞，你那个“很衰”的助教都不教一些你想知道的东西，或者是你期中考试考了个很差的分数。
12、没有教授想听你评价他们的课堂表现，所以把你的意见留到期末评价中，你可以滔滔不绝地表达出你对老师的看法，而且是匿名的。
13、一定要使用拼写检查，并校对邮件N遍。因为拼写错误会使你看起来像个笨蛋。
14、你的教授不想听你讲你的人生哲学。你永远不知道这些会不会冒犯你的教授。
15、最后的签名很重要。每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你，并以“Best Wishes、Regards”来结尾。(或者其他相关的正式语，但是要用友好的语气。)然后签上你的全名，而不是什么昵称。
16、不要太过殷勤。在邮件中表现出礼貌和友好很重要，但是要适度。
