秘书二级考试考点

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2018年秘书资格考试二级考点：秘书的人际关系

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　　2018年秘书资格考试二级考点：秘书的人际关系

　　秘书的人际关系

　　(一)关于人际关系

　　•什么是人际关系?

　　#人际关系是指在现实社会的实际活动中，人们通过交往沟通而形成的人与人之间的一种心理联系及相应的行为表现。

　　#人际关系是人与人之间在沟通交往中相互作用和相互影响的关系。

　　•人际关系包括哪些关系?

　　#血缘关系

　　#业缘关系

　　#地缘关系

　　•人际关系形成的三大因素

　　#认知因素

　　#情感因素

　　(1)对满足需要的事物产生积极的情绪体验;

　　(2)对阻碍需要满足的事物产生消极的情绪体验。

　　#行为因素

　　人际关系的三种因素是相互联系的，认知因素和情感因素通过行为因素表现出来，认知的水平高低、正确与否直接决定情感的健康与否、情绪的理智、正反、可控与否，进而决定着行为的导向及选择。前两者是建立和发展人际关系的内在因素，后者是外在沟通手段。

　　•影响人际关系的因素

　　# 距离的远近

　　# 交往的频率

　　# 态度的相似

　　# 需要的互补

　　# 情景的感染

　　# 中介的联系

　　# 阶层的互动

　　#“ 自己人” 效应

　　•人际关系的障碍

　　#心理障碍：自恃过高、孤僻自卑、猜测多疑、羞涩腼腆、刺探猎取、角色反差、过分嫉妒

　　#语言障碍

　　#地位障碍

　　#物理障碍

　　•人际关系中的自主性与适应性

　　#自主性：一方面要主动去了解、接近别人，争取理解支持。另一方面，要不受环境影响、有效应对势力、权威的压力。

　　#适应性：要适应社会习俗、适应不同交往对象、适应特定场合环境，采取人们能普遍能接受的方式来表现自己。

　　(二)秘书处理人际关系的原则

　　•尊重→礼貌→礼仪

　　#尊重：不无视他人，也不强人所难;用适当的方式坚持原则和立场，不以自我为中心。

　　#礼貌：外在的形象、态度、行为方式

　　#礼仪：人际交往中约定俗成的行为规则。

　　•乐于助人

　　•善于赞美

　　•宽容体谅

　　•正直公允

　　(三)秘书处理人际关系的能力和技巧

　　•秘书是一种特殊的社会角色。全美秘书协会《章程》对秘书人员的要求：要像心理学家一样善于洞察别人的心灵，要像外交家一样善于处理各种交际关系。

　　•处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问，人情练达皆文章。”

　　•秘书处理人际关系应具备哪些能力?

　　※理解和领会的能力

　　要听得快，听得准，记得牢。只有清楚领会他人的意图才能理解他人的立场，从而和谐融洽人际关系。

　　※会说话

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2018年秘书资格考试二级考点：办公室安全系统

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　　2018年秘书资格考试二级考点：办公室安全系统

　　办公室安全系统

　　一个公司内部通常会对安全问题有严格的要求，所以一系列过程和手续就是必不可少的了。

　　一、公司内部人员的流动

　　1.如果员工在有高度安全要求的设备周围走动，一定要随身携带(即使不佩戴)身份证。在公司里员工会领取贴有个人照片的身份证。员工应该随时随地携带类似这样的身份证明，因为他们可能会因为安全检查的需要而随时要求出具他们的身份证。

　　2.有的公司可能会要求员工佩戴标记卡，以便于顺利地通过某些有严格限制的区域。在某些要求高度安全的设备前，装有电子装置的标记卡会激活安全密锁，这样人员便可以很方便的通过特殊区域，同时又照顾到公司的安全。

　　3.关于汽车停放，所有的员工都应该在他们的汽车挡风玻璃前展示他们的停放许可证。这种停放许可证任何时候都可以帮助识别进入停车位的车辆，尤其是在大量的车流涌入的时候;而且安全检查人员，可以通过识别其车辆和主人而在其停放车辆后立即联系。

　　二、计算机的使用

　　1.由于越来越多的办公室人员开始使用计算机设备，所以很有必要建立安全防范措施。关于利用，现在倾向于发放有规律变化的个人身份识别密码。某些员工使用中央系统的信息会受到限制，这主要是根据实施他们的工作所需信息的级别的不同而制定的。而且，某些计算机终端将是“哑”终端或非智能终端，这意味着他们可以在计算机的显示器上看到所需用的信息，但是他们无法对其进行任何形式的修改，更无法将其从终端删除。

　　2.一个中央计算机设备的系统管理使得监控计算机终端的使用成为可能，因为每一位用户联机和停止联机的次数将会被记录下来，这种记录还有其他与系统使用的信息。员工将会被分配个人磁盘空间，这也会受到监控以便于根据要求增加或减少磁盘空间。这样的系统管理不仅加强了系统的安全性，也同样提高了总体的管理水平。

　　三、建筑物和设备的使用

　　1.有关工作场所设计的安全措施包括：

　　2.提供照明良好的。干燥的、无纸片的工作地面(甚至橡皮圈也不能有，以免引起滑跌);楼梯应该有梯面;

　　3.毁坏的地面要修复，地面应该涂防滑漆;

　　4.地毯应保持良好状态;

　　5.办公桌和柜子应排列好，不要面对室内通道，档案柜应拴在一起，以防翻倒;

　　6.电线和电话线应该弄短或用带子捆扎在桌子上;

　　7.沉重的资料不要堆放在柜顶上;

　　8.设备应经过完全彻底的维修，并按健康和安全的标准定期检查;

　　9.办公室经理应根据安全检查表每月进行安全检查，检查包括上述项目和其他一些目。

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2018年秘书资格考试二级考点：办公室的管理职能

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　　2018年秘书资格考试二级考点：办公室的管理职能

　　办公室的管理职能

　　随着时间的流逝和信息技术的发展，组织开始要求以更快的速度处理更多的信息并作出更多决策。由于包括计算机和威力巨大的通讯设备在内的新技术促使办公室人员具有更大的信息处理能力，管理部门就开始更加依靠办公室工作人员了。单一部门办公室的概念逐渐为一个更广泛的全公司范围的信息管理概念所取代了。具体地讲，办公室工作是通过对组织中每一种管理职能的介入来体现出自身服务的。

　　1、计划工作

　　这种管理职能就是分析过去和现在的有关信息，估计未来可能的发展，由此制定行动方案，从而使公司能达到既定的目标。与此相应的办公室工作范围是为各种信息处理业务确定方针和目标，如：

　　①通讯、文件管理、邮递和复制技术;

　　②物色合适的办公室场所;

　　③用现代化的实用办公家具、机器和设备装备工作区;

　　④为办公室配备合格的人员，使办公室工作顺利而迅速地得以开展。

　　2、组织工作

　　这种管理职能是把全部经济资源(工作、工作场地、信息和职工)组合成可控的(可以管理的)组织单位，以完成各项具体的目标。与此对应的办公室工作范围是把办公室组织的基本原则应用于确立职工间的工作关系，以最好的物质设备和工作流程装备职工，获取最高的工作效率。

　　3、领导工作

　　这种管理职能是动员和指挥职工，使组织目标得以成功地实现。与此对应的办公室工作范围是：

　　⑴有效地指挥和监督办公室的工作;

　　⑵选用一种切实可行的保持旺盛士气的人事政策;

　　⑶制定办公人事政策;

　　⑷对办公人员进行培训、辅导、提升和酬偿;

　　⑸为职工和上司提供通畅的通信线路。

　　4、控制工作

　　这种管理职能是保证工作成果尽可能与组织的计划一致。与此相对应的办公室工作范围是：

　　⑴制定、建立和改善行政办公室的规章制度，以使在完成办公室各项重要工作时有所遵循;

　　⑵对办公室报表及其他用品的置备、编制和使用进行监督;

　　⑶估量已完成的办公室工作并制定完成任务的标准;

　　⑷降低行政办公室的业务费用;

　　⑸编制预算、报告和工作细则，用以降低和控制成本。

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2017年秘书二级考试考点：办公室布置的原则

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　　2017年秘书二级考试考点：办公室布置的原则

　　办公室布置的原则

　　采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干办公室为优。使用同样大小桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角度的排列。工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动。相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系。将通常有许多外宾来访的部门，置于入口处，若不可能时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散心力及造成拥挤之处。应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。

　　主管座位应位于部属座位之后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。使全体职员的座位面对同一方向，不可面对面。自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。避免在总办公室相邻之处设私人办公室，因其切断总办公室的自然光线。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。可采用平滑或不透明玻璃的屏风，可提供良好的光线及通风。装设充分的电插座，供办公室设备与机械之用。将需要使用嘈杂设备与机械的单位，设于防声之处，以避免干扰其他部门。常用的设备与档案，应置于使用者附近，切勿将所有的档案，置于死墙之处。档案柜应背对背放置。考虑将档案柜放置于墙角的可能性。倘可能时，应设休息处，作为公余休息、自由交谈及用午膳之所。供应便利充分的体息设备。对未来的变化应加预测，使布置易适应变化。

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