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董事长办公室职责

董事长办公室职责 董事长办公室工作职责

  董事长办公室秘书职责(一)

  一、办公室内务

  (一)办公环境明亮、整洁、一尘不染,家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐

  1、每天准时上班。

  2、开窗通风。

  3、清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。

  4、清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。

  5、为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。

  6、每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。

  7、及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。

  8、室内定期吸尘。

  (二)文件管理流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范

  1、对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。

  2、外来文件:填写收文处理单,及时送批和传递发放,并留下记录。

  3、内部文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。

  4、外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。

  5、内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。

  6、公司各部门(单位)送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。

  7、重要的和紧急的文件,须提醒董事长。

  8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。

  9、根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。

  二、来宾接待彬彬有礼、热情接待

  1、笑脸相迎,茶水相待。

  2、询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。

  3、索要名片。

  4、及时向董事长请示。

  5、按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。

  6、根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

  三、会务服务

  (一)董事长会议准备充分、安排周全、接待周到、组织完善

  1、会议议程的拟定。

  2、确定与会人员。

  3、会议通知起草和发送。

  4、会议文件的准备。

  5、会议场所的确认及会场布置。

  6、会议签到及记录。

  7、与会人员的接待工作。

  (二)工作会

  1、检查会场环境是否干净整洁。

  2、检查会议通知是否到位。

  3、检查会议文件准备是否齐备。

  4、会议人员的接待。

  5、会议期间的服务。

  董事长办公室职责(二)

  1.起草董事会各项工作文件、战略措施、发展规划等;

  2.跟踪董事会投资和经营战略的执行情况、...

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