划定给外国学生的学习位置由各大学外事处负责分配。如果报的是夏季学期（4月1日开始），求学申请必须在1月15日之前递交；如果报的是冬季学期（10月1日开始），求学申请必须在7月15日之前递交。
除申请表之外，同时递交的材料有：
* 高校录取通知书或中学毕业证书复印件的公证件
* 由据正式翻译资格的翻译官签发的中学毕业证书的翻译件
* 护照照片一张
* 个人简历一份，要求准确标明所受各阶段教育(所在学校，参加过的考试等等)
* 如有可能，至今所受大学教育的证明
* 德语语言证书，以证明具备足够的德国水平
中国申请者还请务必附上北京留德审核部签发的证书“Zertifikat der Akademischen Prüfstelle”，以满足德国高校录取的前提条件。
对外国学生来说，大学外事处是他们初期要到达的车站之一。这个机构就学习问题给学生提供咨询，审核大学入学资格，颁发入学通知。学前准备的和伴随学业的德语班的安排也属于这个机构的任务范畴。无论是实习，还是学习资金或学习规划，在那里任何问题都能得到一个答复。有一点无疑是好事：大学外事处在每个大学都有。
至2004/2005冬季学期将拟定成立一中央性质的“外国学生录取服务部”，它将负责确认外国申请者在形式上的“可录取性”，从而减轻各个高校的管理负担。
“学习位置颁发中央机构”（ZVS）发挥着一种独特的作用。它管理着某些专业（比如医学）的学习位置的发放，并将学生分配给各大学。来自欧盟国家的有志者就这些专业应直接向ZVS申请，来自其它国家的学生则向有关大学的大学外事处递交申请。自2000/2001冬季学期起，联邦范围受限专业中24％的名额由高校以面试的方法录取分配。申请者可以当面向高校教师阐述学习的动机，并有机会将高中毕业证书中未能明确体现的某些能力加以证明。除ZVS分配的学位之外，越来越多的受地方大学限制的专业名额也将通过面试来分配。这一条同等适用于大学和高等技术专科学校。
重要的是：入学通知书并非仅仅提供学习的资格而已，所有需要获得学习签证的申请求学者都必须在申请签证时附上入学通知书。