涉外邮件礼仪

2016-02-16 09:09:39 涉外礼仪邮件礼仪

  不同的国家的注意事项是不同的,针对涉外邮件,我们应该特别注意,以下是出国留学网小编为大家搜集整理的涉外邮件礼仪,供大家参考和借鉴!更多资讯尽在涉外礼仪栏目!

  主题(Subject)

  不要空白标题但且不宜冗长,要能反映文章的内容和重要性;

  一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理;

  回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE、 RE一大串,容易给人留下随意不严谨印象。

  称呼与问候

  恰当地称呼收件者,拿捏尺度。在清楚对方姓名的时候可称呼:Dear Mr./Ms.[姓];不知道姓名的情况下称呼:Dear sir/Madam.

  开头结尾都有问候语

  最简单的开头写一个“Hi”,结尾写“Best Regards”或者“Sincerely”、 “Best regards”、 “Best wishes”、 “Kind regards”、 “Salutations”、 “Yours Truly······”

  正文

  Email正文应简明扼要的说清楚事情,如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述;

  正文行文应通顺,条理清晰,准确清晰的表达;

  最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件;

  一次邮件交待完整信息,最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

  要避免拼写错误,最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

  合理提示重要信息,但不要过多,否则会让人抓不住重点,影响阅读;

  对方采用什么语言沟通,我们就用什么语言。有的外国人中文很好,会采用中文发邮件,这个时候我们也应该用中文;

  选择便于阅读的字号和字体;

  结尾签名

  每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。

  电子邮件末尾加上签名档是必要的,也是宣传自己公司一个途径。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息也不宜过多,只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

  你不得不知英文符号习惯

  称呼后面用逗号(,);

  英文里没有顿号,把该用顿号的地方换成逗号(,);

  英文里,某人说后面跟逗号和引号,且结束的符号放在引号里面;

  两个句子之间如果加上连词符号and/or/for/but等,中间用逗号;

  英文里没有书名号,语句中有书、杂志、电视剧等名词时,用斜体字表示;

  附件

  如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件;

  附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理;

  正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;

  附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件;

  如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用;

  结尾签名

  每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

  签名信息不宜过多

  电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

  引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。

  不要只用一个签名档

  对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。

  签名档文字选择

  签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,liuxue86.com以免成出现乱码。字号一般选择比正文字体小一些。

  提醒对方查收

  邮件发送过后,应该及时给对方打个电话或是发条短信,没有人会等在电脑前专门查收邮件,所以提醒对方注意查收也是必不可少的,有助于事情的及时解决。

  回复

  及时回复Email

  收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。

  对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。

  如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说”收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复云云”。不要让对方苦苦等待,记住:及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。

  如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。

  进行针对性回复

  当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。

  回复不得少于10个字

  对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。

  不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼

  如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

  对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。

  要区分Reply和ReplyAll(区分单独回复和回复全体)

  如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了。

  如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该replayall,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。

  如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

  点击“回复全部”前,要三思而行!

  主动控制邮件的来往

  为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。

  正确使用发送,抄送,密送

  要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)

  To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。

  而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回Email。

  而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

  TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

  只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源
 

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  不同的国家的注意事项是不同的,针对涉外邮件,我们应该特别注意,以下是出国留学网小编为大家搜集整理的涉外邮件礼仪,供大家参考和借鉴!更多资讯尽在涉外礼仪栏目!

  主题(Subject)

  不要空白标题但且不宜冗长,要能反映文章的内容和重要性;

  一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理;

  回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE、 RE一大串,容易给人留下随意不严谨印象。

  称呼与问候

  恰当地称呼收件者,拿捏尺度。在清楚对方姓名的时候可称呼:Dear Mr./Ms.[姓];不知道姓名的情况下称呼:Dear sir/Madam.

  开头结尾都有问候语

  最简单的开头写一个“Hi”,结尾写“Best Regards”或者“Sincerely”、 “Best regards”、 “Best wishes”、 “Kind regards”、 “Salutations”、 “Yours Truly······”

  正文

  Email正文应简明扼要的说清楚事情,如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述;

  正文行文应通顺,条理清晰,准确清晰的表达;

  最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件;

  一次邮件交待完整信息,最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

  要避免拼写错误,最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

  合理提示重要信息,但不要过多,否则会让人抓不住重点,影响阅读;

  对方采用什么语言沟通,我们就用什么语言。有的外国人中文很好,会采用中文发邮件,这个时候我们也应该用中文;

  选择便于阅读的字号和字体;

  结尾签名

  每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。

  电子邮件末尾加上签名档是必要的,也是宣传自己公司一个途径。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息也不宜过多,只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

  你不得不知英文符号习惯

  称呼后面用逗号(,);

  英文里没有顿号,把该用顿号的地方换成逗号(,);

  英文里,某人说后面跟逗号和引号,且结束的符号放在引号里面;

  两个句子之间如果加上连词符号and/or/for/but等,中间用逗号;

  英文里没有书名号,语句中有书、杂志、电视剧等名词时,用斜体字表示;

  附件

  如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件;

  附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理;

  正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;

  附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件;

  如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用;

  结尾签名

  每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

  签名信息不宜过多

  电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

  引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。

  不要只用一个签名档

  对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。

  签名档文字选择

  签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,liuxue86.com以免成出现乱码。字号一般选择比正文字体小一些。

  提醒对方查收

  邮件发送过后,应该及时给对方打个电话或是发条短信,没有人会等在电脑前专门查收邮件,所以提醒对方注意查收也是必不可少的,有助于事情的及时解决。

  回复

  及时回复Email

  收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。

  对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。

  如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说”收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复云云”。不要让对方苦苦等待,记住:及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。

  如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。

  进行针对性回复

  当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。

  回复不得少于10个字

  对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。

  不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼

  如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

  对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。

  要区分Reply和ReplyAll(区分单独回复和回复全体)

  如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了。

  如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该replayall,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。

  如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

  点击“回复全部”前,要三思而行!

  主动控制邮件的来往

  为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。

  正确使用发送,抄送,密送

  要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)

  To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。

  而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回Email。

  而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

  TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

  只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源
 

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