行政部门工作流程

  行政部主要工作是:执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行公司证照印鉴的管理;执行档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;执行各种费用的交纳;执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理;执行秘书事务管理;执行安全保卫工作;执行后勤、食堂的管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等。

  具体工作流程

  一、 执行公司证照申办流程

  成立公司或申请办理分支机构,先准备办理营业执照相关资料,然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后,持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后,准备相关资料办理税务登记证。

  成立公司

  营业执照申办

  组织机构代码证申办

  税务登记证申办

  二、 执行公司证照印鉴管理:

  对于公司的各种印鉴及证照,应进行妥善保管,并对其归档编号管理。证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记,特别是公章的外出借用、加盖,更应该按照公司的有关规定来执行,以免出现不良事件。

  使用部门申请

  部门主管审核

  归档管理存放

  印鉴、证照编号

  经理审批签字

  借阅、使用登记

  专管人员核对

  按时归还、存放

  三、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理:

  月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需,作好请购计划单经经理审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。要作好物品出入库登记,每月盘存,帐物相符。

  部门申请

  经理审批

  请购计划单

  查看库存

  帐物相符

  监督检查

  检查验收

  出入登记

  月末盘存

  物品采购

  四、执行固定资产及低值易耗品的管理:

  对于公司所有的固定资产以及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门于每月25日进行盘点,办公室会根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是否相符,然后根据各部门盘点状况及调动\增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对,做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符,应进行相应处罚。

  资产分类

  建立台帐清单

  每月盘存

  核对帐物

  四、 执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理

  行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;电工负责对日常维修的材料进行申购及采购,保证质量;各部门对维修质量监督、确认。

  准备材料

  维修申请

  安排维修

  维修结束

  维修结束

  检查验收

  五、 执行文件档案的归档管理:

  根据不同种类档案的特点,做好系统编目、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。

  文件、资料收集

  分类整理编号

  立卷归档

  装订成册存放

  六、 文件资料收发、复印、传真、打印管理:

  各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达,特别是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门;

  文件资料的收发

  行政审阅

  上传下达

  准确记录

  文件资料复印、传真、打印、

  七、 执行各种费用的支付:

  按时申请、交纳公司各项费用,例如:店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。并将所要交纳的各项费用进行审核记录,对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确,以确保各职能部门工作的正常开展。

  统计各项所要交纳费用

  申请审批资金

  部门主管审批

  领导审批签字

  支付各项费用

  归类登记管理

  八、 执行对外关系建立维护:

  建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键,行政部门肩负着对外沟通、协调的重任,要把对外关系维护作为重要工作来抓,企业的经营活动涉及到方方面面的关系,既有政府部门的,又有社会关系的,哪方面关系处理不好,或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通,并结合实际情况,建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象,要将对外关系维护情况及时向领导汇报,以便作出符合公司利益的调整。

  关系建立

  沟通协调

  经常维护

  情况汇报

  合理调整

  九、执行处理突发事件。

  公司各种突发事件出现后,行政部门在收到信息的同时,要根据事件影响的大小,迅速向领导汇报,并及时处理,将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度,情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报,但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时,应把握有利原则,要充分维护公司或员工的利益,树立好公司的整体形象。

  减少不利影响

  处理结果汇报

  突发事件出现

  妥善解决处理

  及时汇报领导

  主要情况收集

  十、后勤服务保障。

  行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中,要加强对食堂、宿舍、车辆的管理,为员工提供较为良好的生活、住宿环境,在符合经费开支规定的情况下使大家基本满意。要经常检查食堂收支情况,收集员工建议,提高保障质量;车辆管理中,要制定相应制度,经常提醒驾驶员遵章守纪,保证车辆随时处于良好的性能状态,确保人员接送、货物输送的时效性。

  拟定制度

  加强检查

  收集建议

  提高质量

  员工满意

  安全工作是企业的一项重要工作,行政部门是安全工作的主要执行部门。日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程,要真正做到天天讲安全、处处抓安全,人人有安全、保密意识,只有安全保密工作做到位了,才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。要充分明确重点保卫位置,不定期地组织检查,认真查出安全隐患,及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制,签定安全责任制,规划安全教育、培训计划并认真加以实施。

  熟悉安全制度

  提高防范意识

  规划教育培训

  明确保卫目标

  组织实施检查

  确保整体安全

  十二、日常事务处理。

  行政部门的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事务具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日计划工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而处理。总体来讲,行政部门属于服务保障部门,是为其他部门包括店铺服务的,所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。

  当日计划工作

  临时事务处理

  择其轻重处理

  注重时效结果

  保证正常工作

  提高服务意识

  十三、执行上级交办事务:

  优先完成领导交办各类事务,规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终将完成结果向领导汇报。

  接受上级交办任务

  及时完成

  保质保量

  汇报结果

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