秘书资格复习指导

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　　秘书资格经验：档案的转移

　　我们每天都会产生大量的文件，而在这个“寸土寸金”的社会里，我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案，因此要把它们转移到指定的贮藏室里，需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划，并且要有很多的步骤，这样才能安全容纳大量资料。

　　1、在转移之前计划好新的档案。

　　2、如果全部档案都要转移，文件抽屉里只留下导引卡，要为新的档案提前准备好文件夹，文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。

　　3、如果留下文件夹和导引卡，要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料，在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。

　　4、如果有足够的空间，可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期，直到新的档案中积累了足够的参考资料。

　　5、确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。

　　6、为避免影响正常的办公室工作，要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程，这时不妨多找几个人来帮忙，分工合作，既高效又保持工作质量。

　　7、在所有转移文件或盒子上贴上标签，写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。

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　　秘书资格备考指导：剪彩仪式

　　一、周到细致地做好剪彩仪式的准备工作

　　1、场地的布置

　　环境的卫生、灯光与音响的准备、媒体的邀请、人员的培训等等，必须认真细致，精益求精。

　　2、用具的准备

　　剪彩仪式上有些必备用具，诸如红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘及红色地毯等，要仔细地进行选择与准备。红色锻带，按照传统做法，应由一整块未曾使用过的红色绸缎，在中间结成数朵花团而成。红色缎带上所结的花团，不仅要行动、硕大、醒目而且具体数目往往还同现场剪彩者的人数直接相关。有两类模式可选择，其一是花团的数目比现场剪彩的人数多一个;其二是花团的数目比现场剪彩的人数少一个。前者可使每位剪彩者总是处于两朵花团之间，尤显正式。后者则不同常规，亦有新意。新剪刀，必须是每位现场剪彩者人手一把，而且必须崭新、锋利而顺手。白色薄纱手套，是专为剪彩者所准备的。在正式剪彩时，最好每人戴上一副白色薄纱手套，以示郑重其事。在剪彩仪式上所使用的托盘，最好是崭新、洁净的。通常道先银色的不锈钢制品。为显示正规，可在使用时铺上红色布或绸布。就其数量而论，在剪彩时，可以一只托盘集资向各位剪彩者提供剪刀与手套，并同时盛放红色缎带;也可以为每一位剪彩者配置一只专为其服务的托盘，红色缎带也专由一只托盘盛放。红色地毯，主要用于铺设在剪彩者正式剪彩时的站立处。其长度可视剪彩者人数的多寡而定，宽度则应在一米 或 一米以上。在剪彩现场铺设红色地毯，主要是为了提升仪式档次，营造一种喜庆的气氛。

　　二、慎重地选择剪彩人员

　　1、剪彩人员的组成

　　除主持人之外，剪彩人员主要由剪彩者与助剪者两部分人员组成。根据惯例，剪彩者可以是一个人，也可以是几个人，但一般不应多于五人。剪彩者多由上级领导、合作伙伴、社会名流、员工代表或客户代表担任。

　　2、主剪彩人的位置

　　若剪彩者仅为一人，则其剪彩时居中而立即可。若剪彩者不止一人时，则同时上场剪彩时位次的尊卑就必须予以重视。一般的规矩是：中间高于两侧，右侧高于左侧，距离中间站立者愈低，即主剪者应居于中央的位置。

　　3、助剪者

　　助剪者指的是在剪彩的一系列过程中从旁为其提供帮助的人员。一般来说，助剪者多由东道主一方的女职员担任。具体而言，又可以分为迎宾者、引导者、服务者、捧花者、托花者、托盘者。

　　三、有条不紊地安排剪彩的程序

　　一般来说，剪彩仪式宜紧凑，忌拖沓，在所耗时间上愈短愈好。短则 15 分钟，长则不宜超过 1 小时。剪彩仪式，通常应包含如下六项基本的程序：

　　1、请来宾就位

　　在剪彩仪式开始时，即应敬请大家在已排好顺序的座位上就座。一般情况下，剪彩者应就座于前排。若其不止一人时，则应使之按照剪彩时的具体的顺序就座。

　　2、宣布仪式正式开始

　　主持人宣布仪式开始后，乐队应演奏音乐，全体到场者应热烈鼓掌。此后，主持人应向全体到场者介绍...