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2016年秘书资格(三级)复习笔记:会议管理

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  2016年秘书资格(三级)复习笔记:会议管理

  ★ 会议管理

  第一节会前筹备

  一、会议筹备方案的内容:

  1、确定会议的主题和议题。2、确定会议的名称。3、确定会议的议程。4、确定会议的时间和地点。5、确定会议所需设备和工具,要满足会议的需要。6、确定会议文件的范围,并做好印制或复制工作。7、确定与会代表的组成。8、确定会议住宿和餐饮安排。10、确定会议的筹备机构。

  二、会议筹备方案的作用:1、确保会议的周密组织。2、确保会议服务质量和沟通协调到位。3、确保领导的意图得以贯彻执行。

  三、远程会议筹备方案的优点:1、节省时间和金钱。2、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久的记录。3、交流更加直接与简短。

  四、会务机构分工的要求:1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。2、分工明确,责任到人。3、加强协调,定期沟通。

  五、会前准备工作的基本要求:充分,周密,安全。

  六、会议座位安排的方法:1、较大型会场的座次安排:大小方形和半圆形。2、中小型会议的座次安排:方拱形,半月形,椭圆形,圆形,长方形和T字形。

  七、会务筹备情况检查的主要内容:1、会议准备是否充分(会期、人员、规模)2、能否排除各种干扰。3、环境条件与用品准备。4、文件材料的准备。5、会场布置情况。6、会议保卫工作。7、其它内容。

  八、会务筹备情况检查结果的形式:1、书面形式。2、口头形式。 3、协调会形式。

  九、会议文件的类型:1、立项方面。2、筹备工作方面。3、会议内容方面。4、会议宣传报道方面。5、会议管理与服务方面。6、不同载体的信息材料。7、各种形式的文件材料(指导,主题,程序,参考,管理,成果,宣传,传达文书)

  十、会议文件审核的方法:对校法,折校法,读校法。

  十一、会议文件审核的程序:自审,初审,会审,终审。

  十二、与领导沟通会议有关事宜的意义:1、提高效率2、协调整体3、各自发挥作用。

  十三、与领导沟通会议有关事宜的原则:时间性,及时性,全面性原则。

  十四、与领导沟通会议有关事宜的方法:1、定期提交报告。2、由会议负责人定期口头汇报3、领导亲自参加。4、其它途径

  十五、分配会议组织与服务工作应考虑的因素:1、成员经验2、承担的工作总量3、统筹分配4、会议成员的特长爱好5、合理公平分配6灵活实施

  十六、会议应急方案的内容:1、可能出现的问题(人员,场地,设备,资料,健康与安全,行为)2、出现问题时负责解决的会议工作人员)

  十七、会议应急方案特点:有的放矢,预防为主,留有余地

  十八、会议应急方案实施的原则:1、思想上充分重视。2、人才物方面措施到位。3、坚持定期检查。

  第二节会中服务

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2016年秘书资格(三级)收发文处理笔记

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  2016年秘书资格(三级)收发文处理笔记

  一、文书的审核

  1、概念:对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。

  2、审核要求:发现问题逐一纠正;一般性问题直接修改;较大的改动,具体协商

  3、审核的工作程序:(1)明确审核范围 (2)确定是否需要行文 (3)审核文书内容 (4)检查文字表达 (5)检查文件体式 (6)检查文书在处理程序上是否妥善完备

  二、文书的拟办

  1、概念:对文件的办理提出初步意见,以供领导批阅时参考。

  2、文书拟办的要求: (1)熟悉政策和规定 (2)熟悉职责范围和业务情况 (3)熟悉办文程序和规定 (4)拟办意见要符合规定和实际 (5)拟办意见力求准确、及时、简洁

  3、拟办的工作程序: (1)明确拟办范围 (2)阅读文书内容(3)提出拟办意见

  三、文书的承办

  1、概念:是按照文件要求或领导批示,结合工作的实际情,具体处理文件的工作。

  2、意义:是文件处理的关键环节,是具体解决问题的阶段,也是检验工作质量和工作效率的重要标志之一。

  3、承办要求: (1)认真领会拟办、批办意见 (2)文书的承办要区分轻重缓急 (3)来文内容涉及以前的收文,要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考。 (4)已承办和处理完毕的文书,及明清理和说明 5、办理完毕和待办理文书分别保存

  4、承办工作程序:

  (1)了解文书内容

  (2)研究批办意见

  (3)进行具体办理

  四、文书的催办

  1、概念:是对文书办理情况的督促和检查,以便使承办按照文书的时限要求及时办理。

  2、催办的要求: 催办过程中发现问题及时汇报

  3、要填写催办记录单

  4、催办的工作程序:

  (1)确定催办范围 (2)确定催办的方法(电话、发函,登门,约请承办部门来人汇报) (3)进行催办

  第三节 文档管理

  一、档案利用

  1、概念:是开发和直接提供档案,满足利用者的档案需求的工作。分为提供档案利用和利用档案两个概念。

  2、档案利用的要求:依法开展,主动及时开展,不断完善服务方式和手段,掌握本单位近期的重点工作,重大活动。

  3、档案利用的工作程序: (1)熟悉库藏 (2)分析利用的需求 (3)选择档案利用方式 (4)获取档案 (5)提供档案

  二、档案参考材料的编写

  1、概念:是档案部门或人员按照一定题目,根据所保存...

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