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2017二级秘书难点:档案按数字分类

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  档案按数字分类

  案卷以数码排列,每一份文件给定一个数码。用索引卡或索引条可以查出某一数码所代表的名字。所有索引卡按所标名字的字母顺序排列,集中放在索引卡抽屉里。当需要查找某份文件时,先从索引卡抽屉中相应的字头下找出与文件相关的信息,从而得知该案卷的数码,然后可以在适当的档案柜中找到标有该数码的案卷。

  1、按十进位制数码编排分类

  这是数字法的一种,经常与按专题分类相结合。用于图书分类的杜威十进位制数码法就是这种分类的一个很好的例子。操作起来比较简单,主要专题分别用某个整数表示。

  当该系统中需要新增立案卷时,通常把它归入已立档的某一项目,插在适当的位置,然后编上小数。这样就可以不需要对已经建立的系统进行大的修改和变动。

  使用十进位制数字排列法立卷,能较容易地根据文件上所编的案卷号得知该信件所属域和该案卷在档案柜中的位置。

  2、按日期排列分类

  这种方法操作十分简单,文件是按照用数字表示的文件日期的先后顺序立卷的。按日期排列的方法虽然不作为一种基本系统来使用,但它一般是排列案卷内文件顺序的标准方法。

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  控制缩微品档案的使用

  缩微品档案的载体和信息是合二为一的,对缩微品信息安全的控制,实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此,要保证缩微品档案的信息安全,必须注意:

  (1)将存放有缩微品档案的柜子上锁,以防丢失或外人的随便使用。

  (2)不能将缩微品原件外借,以防损坏或丢失。

  (3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。

  (4)存取胶片时戴上手套,或者拿取胶片的两边,避免造成污染、擦痕或留下指纹等。

  (5)阅览室最好装有空调设备,保证室内有适当的温度和湿度。

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