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我们每天都会产生大量的文件，而在这个“寸土寸金”的社会里，我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案，因此要把它们转移到指定的贮藏室里，需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划，并且要有很多的步骤，这样才能安全容纳大量资料。
1.在转移之前计划好新的档案。
2.如果全部档案都要转移，文件抽屉里只留下导引卡，要为新的档案提前准备好文件夹，文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。
3.如果留下文件夹和导引卡，要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料，在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。
4.如果有足够的空间，可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期，直到新的档案中积累了足够的参考资料。
5.确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。
6.为避免影响正常的办公室工作，要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程，这时不妨多找几个人来帮忙，分工合作，既高效又保持工作质量。
7.在所有转移文件或盒子上贴上标签，写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。
8.把转移的档案或盒子捆紧，并在运送过程中确保安全。
档案的检索规则
一、编制索引的基本规则
公司的事务不同，产生和收到的文件也是不同的，内容千差万别，但对这些内容迥异的文件编制索引，最重要的规则是一致性一对文件一视同仁，用同样的态度和方法对待每一份资料。
二、编制索引的常用方法
我们可以按个人的名称编制索引，也可以按企业的名称编制索引，还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法，都要注意一条相同的原则：确定一个最重要的分类标准，并把它作为一个根本划分依据。
(一)按个人姓名编制索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。
在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号，对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔，在编制索引时，要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档，除非是证明身份或区别性别，或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。
(二)按企事业单位名称编制索引
我们在编制企事业单位名称索引时，除了要遵守上述这些规则，还要注意：
6.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时，例如，Northw.sternLife Insurance Company，在归档时每个方位词都要分开，即 North作为第一部分，Western作为第二部分。
7.用于广播电台、电视台的名称，单个字母也要分开，处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号，这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出，这些代号就要全部保留，并且要按字母顺序归档。
8.外国商行的名称及包括在名称中的标题，一...