秘书资格考试要点

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　　二级秘书资格考试要点：档案的保管工作

　　档案的保管工作有防止档案的损坏、延长档案的寿命和维护档案的安全3项任务。

　　档案保管工作包括以下几方面。

　　1、档案库房管理

　　即库房内档案科学管理的日常工作，主要包括档案库房的使用和安排，档案装具的选择，档案及其柜具的有序化摆放。为了有条不紊地管理库房，应将各个库房及档案架(柜)加以统一编号。为了切实掌握档案的存放情况和迅速的取放档案，应编制存放位置索引。

　　2、档案流动中的保护

　　即档案在各个流动环节中的安全防护。为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，应填制档案代理卡。

　　3、档案保护的专门措施

　　即为延长档案的寿命而采取的复制和修补等各种专门的技术处理。同时对一切可能损毁档案的因素采取必要的措施，档案管理场所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。

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　　办公室职能

　　一、接收和收集信息

　　1.个人的口头信息;

　　2.电话信息;

　　3.书面信息

　　4。计算机输出信息;

　　5.传真通讯;

　　6.其他各种形式的书面联络信息，包括内部的和外部的。

　　二、记录信息

　　通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式有：

　　1.逐字记录;

　　2.摘要;

　　3.统计分类;

　　4.直观记录;

　　5.将数据转换成计算机存储的形式。

　　三、整理信息

　　对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有：

　　1.汇编或编辑;

　　2.计算和总结;

　　3.整理和分类;

　　4.复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。

　　四、以最有效的方式传播信息

　　1.人对人的口头传递;

　　2.通过电话;

　　3.通过文件;

　　4.通过图表或较直观的形式;

　　5.数据通信。

　　五、保护公司的资产

　　1.检查财务收支情况;

　　2.检查库存;

　　3.检查固定设施和装备;

　　4.建立安全保障措施;

　　5.通过履行法定义务。