秘书资格证考试辅导资料

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　　2017年秘书考试秘书心理学考点：秘书心理学的研究对象

　　一、秘书工作及其特点

　　(一)秘书的产生和现代释义

　　(二)秘书工作的主要内容

　　(三)秘书工作的特点

　　其本质特点是辅助性，还有政治性、服务性、机要性等特点。

　　(四)涉外秘书工作及其特点

　　要紧扣“涉外”的含义进行分析，在具有一般秘书工作的特点之外，涉外秘书具有双语化、商务化、复杂化、智能化等特点。

　　二、秘书心理学的研究对象

　　是运用心理学的理论探讨秘书在人——人系统活动中各种心理现象的特点和规律的一门科学。

　　三、秘书心理研究的主要内容

　　(一)探讨秘书心理活动如何实现 知——情——意的过程及规律。

　　(二)探讨秘书优良的个性心理的培养以适应秘书工作之需。

　　(三)探讨秘书在人——人系统中优良的群体心理的培养以适应秘书工作以及发展之需。

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　　2017秘书资格证考试辅导资料：秘书人际交往的类型及意义

　　一、秘书人际交往的类型

　　(一)　 交往的性质　公务交往 少感情色彩，与工作联系

　　私人交往 多感情色彩，与生活联系

　　(二)交往的对象　　 与领导的交往、与同级的交往、与下级的交往

　　(三)交往方向　　　 上行交往——平行交往——下行交往

　　(四)交往的方式　　语言交往　　口头交往、书面交往

　　动态无声　　静态无声　 非语言交往　　姿势语言、肢体语言、 目光接触、以目传神

　　上图从四个方面比较全面地概括了秘书在工作中人际交往中的类型及形式，在人际交往中，有心理的交往，这是人际交往心理探讨的任务。

　　二、秘书人际交往的意义

　　(一)是秘书工作的重要内容之一

　　(二)是秘书工作顺利展开的重要条件

　　(三)有利于提高秘书工作的质效

　　(四)有利于秘书身心的健康，促进秘书人员的全面发展。

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　　2017秘书资格证考试重点：克服人际交往中的心理障碍

　　一、缺乏了解

　　(一)不愿了解　 认识原因导致

　　(二)不善了解　 方法问题

　　二、腼腆

　　(一)气质性腼腆　不能表现自己

　　(二)认识性腼腆　不善表现自己

　　(三)挫折性腼腆　不敢表现自己

　　三、孤僻与孤傲

　　(一)孤僻是不愿与人为伍

　　(二)孤傲是不屑与人为伍

　　心理因素可能是：过低估计自己　过高估计别人 过高估计自己　过低估计别人

　　四、自卑

　　(一)过低估计自己　自己对自己的评价低于自身的实际

　　(二)过高估计别人

　　五、自负

　　(一)过低估计别人 自己对自己的评价高于自身的实际

　　(二)过高估计自己

　　六、封闭

　　七、呆板

　　八、嫉妒

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　　2017秘书资格证考试考点：秘书人际交往的艺术和技巧

　　一、提高综合素质，优化个人形象

　　综合素质包括：思想素质、自身素质、心理素质、知识技能等。

　　优化个人形象：内在美与外在美相统一，内秀外美。

　　二、分析忌与宜，培养优良的人际交往心理

　　忌　　　　宜

　　虚伪　　　真诚

　　自卑　　　自尊

　　自负　　　自信

　　猜疑　　　信任

　　狭隘　　　坦荡

　　轻狂　　　谦逊

　　以上仅作范例，在人际交往中比比皆是，不胜枚举。

　　三、学习交往艺术，培养交往风度

　　(一)饱满的精神状态

　　(二)诚恳的待人礼节

　　(三)洒脱的仪表礼节

　　(四)得体的行为举止

　　(五)高雅的言词谈吐

　　(六)洗练的交往艺术

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　　2017年秘书资格证考试辅导资料：秘书知识素养

　　一、基础知识

　　1. 科学文化知识：基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

　　2. 马列主义理论知识：哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。

　　3. 政策法规知识：这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。

　　二、专业知识

　　是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。

　　1 理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论， 也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。 分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。

　　2 业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。

　　3 行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

　　三 相关知识

　　秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。

　　1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。

　　2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。

　　3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。

　　4 心理学知识。

　　四 社会知识

　　国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。

　　国内知识，国情，民情，民俗，民风等

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　　2017年秘书资格证考试辅导资料：常犯的12大职场礼仪禁忌

　　初入职场的你，对于职场礼仪是否还是一知半解呢?你知道老板通常不会正面告知你关于你不合宜的行为举止，而是藉由私下的观察，来为你打分数吗?除了那些老板对你的「面对面」教诲之外，你更应该注意那些老板所没说的部分。

　　以下是企业老板最在意的12项职场礼仪疏失，看看你是不是榜上有名呢?

　　1.直呼老板名字

　　直呼老板中文或英文名字的人，有时是跟老板情谊特殊的资深主管，有时是认识很久的老友。除非老板自己说：「别拘束，你可以叫我某某某」，否则下属应该以「尊称」称呼老板，例如：「郭副总」、「李董事长」等等。

　　2.以「高分贝」讲私人电话

　　在公司讲私人电话已经很不应该，要是还肆无忌惮高谈阔论，更会让老板抓狂，也影响同事工作。

　　3.开会不关手机

　　「开会关机或转为震动」是基本的职场礼仪。当台上有人做简报或布达事情，底下手机铃声响起，会议必定会受到干扰，不但对台上的人，对其他参与会议的人也不尊重。

　　4.让老板提重物

　　跟老板出门洽商时，提物等动作你要尽量代劳，让老板也跟你一起提一半的东西，是很不礼貌的。另外，男同事跟女同事一起出门，男士们若能表现绅士风范，帮女士提提东西，开关车门，这项贴心的举手之劳，将会为你赢得更多人缘。

　　5.称呼自己为「某先生/某小姐」

　　打电话找某人的时候，留言时千万别说：「请告诉他，我是某先生/某小姐。」正确说法应该先讲自己的姓名，再留下职称，比如：「你好，敝姓王，是OO公司的营销主任，请某某听到留言，回我电话好吗?我的电话号码是XXXXXXX，谢谢你的转答。」

　　6.对「自己人」才注意礼貌

　　中国人往往「对自己人才有礼貌」，比如一群人走进大楼，有人只帮自己的朋友开门，却不管后面的人还要进去，就把门关上，这是相当不礼貌的。

　　7.迟到早退或太早到

　　不管上班或开会，请不要迟到、早退。若有事需要迟到早退，一定要前一天或更早就提出，不能临时才说。此外，太早到也是不礼貌的，因为主人可能还没准备好，或还有别的宾客，此举会造成对方的困扰。万不得已太早到，不妨先打个电话给主人，问是否能将约会时间提早?不然先在外面晃一下，等时间到了再进去。

　　8.谈完事情不送客

　　职场中送客到公司门口却是最基本的礼貌。若很熟的朋友知道你忙，也要起身送到办公室门口，或者请秘书或同事帮忙送客，一般客人则要送到电梯口，帮他按电梯，目送客人进了电梯，门完全关上，再转身离开。若是重要客人，更应该帮忙叫出租车，帮客人开车门，关好车门，目送对方离开再走。

　　9.看高不看低，只跟老板打招呼

　　只跟老板等「居...

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　　2017年秘书资格证考试辅导资料：使用电话

　　信息技术的发展和工作节奏的加快，电话在机关工作中的作用越来越显得重要。正确使用电话是一门基本功，也是一门艺术。使用的好，能增加工作效率，提高工作质量，使用不好，既会误事漏事，又会影响上下、内外的团结和协。根据我的体会，使用电话应注意以下几点：

　　(一)接听要仔细，记录要认真。对来自直接首长和上下级以及地方有关部门的电话，首先要问清单位、姓名和职务，连同电话内容一一记清。对重要内容记完后应主动要求对方复述，进行校对，防止错传漏办。有时因对方地方口音重、讲话快、声音小，有的内容听不清楚，要不厌其问，不要因为是上级和首长不好意思问、不敢问，一定要把主要内容搞清楚，以免造成工作失误。

　　(二)态度要和蔼，语言要文明。电话是语言交流工具，只能听其声，不能观其形，态度和不和蔼、语言文不文明非常重要。有的同志给上级和领导打电话毕恭毕敬，可给下级打电话却盛气凌人、拖腔拉调、哼哼哈哈。这样既不利于工作交流，又不利于情感交流，应提倡文明用语。如“您好!请问贵姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么称呼?”、“您是哪一位?”、“请稍等”、“还有什么要请示的?”、“请问听清楚没有?”等等。打完电话，要说声“再见”，等对方放下电话，你再放，以示尊敬。

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　　2017年秘书资格证考试辅导资料：档案鉴定工作操作要点

　　1) 编制档案保管期限表

　　档案保管期限表是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明档案保管期限的一种指导性文件。它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据。

　　档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成，其中，条款和保管期限是最基本的项目。

　　(1) 顺序号。

　　顺序号是按照条款的系统排列顺序统一编的序号。它起着固定条款的排列位置和顺序的作用，也可作为鉴定时引用条款的代号。

　　(2) 条款。

　　条款是一组类型相同的文件的名称和标题。每一条款应代表一组有内在联系的价值相同的文件。有时，为了使条款简洁醒目，也可以将价值不同的而有联系的一组文件写成一个条款，在条款下面分别指出其不同的保管期限。条款的拟制一般不宜过多过细，应具有一定的概括性，但范围也不能过宽。条款较多的保管期限表还须把条款加以分类。

　　(3) 保管期限。

　　保管期限分为永久保存和定期保存。永久保存就是无限期地尽可能长远地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期满后即可销毁。长期保存一般是指档案须保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。

　　定期保存的时间计算方法一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案到保管期满后还须复查，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存。

　　对于机关档案保管期限表，其中，短期和长期的期限也可视需要指出明确的年限，如

　　短期保管的文件保管年限又可分为3年、5年、10年等，长期保管的文件保管年限分为20年、25年、30年等。

　　(4) 附注。

　　附注是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。例如，有些合同、协议书、借据的保管期限往往需要从有效期满后算起，就可在保管期限后注明“失效后”字样。

　　(5) 说明。

　　说明是对保管期限表所作的总的说明，一般包括保管期限表的适用范围、结构、制定的依据、保管期限的计算方法以及其他需要说明的事项。

　　以上只是档案保管期限表一般的结构，可以根据各种档案保管期限表的特点增加或减少某些项目。

　　2) 编制“档案销毁清册”

　　档案销毁清册是准备剔除销毁的档案文件的登记簿，它是供领导人审查批准的表册，同时也是日后查考档案销毁情况的凭据。

　　档案销毁清册应由登记顺序号、案卷或文件的题名、起止日期、数量、原保管期限、销毁原因、备注等项目组成。每一清册应编制一式两份，一份留档案馆(室)备查，一份送机关领导人审查批准。如果须送上级机关或档案行政管理机关批准，就应多备一份。同时报送两份，其中一份经审批后退回。

　　3) 档案的销毁

　　为了慎重起见，已经被批准准许销毁的档案不应立刻销毁，而应暂时存放一段时间，待确认确实无价值时再进行销毁，以免造成不可挽回的损失。

　　批准销毁的档案一般应该直...