众所周知，留学申请文书在整个留学申请中的作用都是非常重要的，招生官往往通过留学文书来对申请者有个大概的了解。可以说，好的留学申请文书是成功申请的关键所在，所以今天，出国留学网小编就给大家讲讲如何写好一份完美的套磁信。
其实套磁信并没有什么固定的格式和模板，再好的模板，千篇一律的内容也会让教授产生审美疲劳的。只要信中涉及到该有的点就可以了。如简单的自我介绍，阐述自己申请理由和目的，介绍一下自己的优势，说一下今后的规划。
而我们在内容之外，还一定要注意，邮件中一定要使用敬体，简体是非常不礼貌的，如果对自己的语言水平很有自信的话，也可以使用敬语，但是自谦尊他一定要分清，用错的话非常不好。另外就是字体和格式，一定要严格要求，不论如何，态度是最重要的一点。最后当然就是寒暄语了，虽然并不是什么有意义的内容，但是是日本书信最重要的习惯，礼貌非常重要。好的第一封信会让教授对我们有一个非常好的印象的哟。
如何写好日本留学套磁信?
发信的时候最好带上我们的简历和计划书。简历中最重要的是我们的研究经历、发表经历之类的学术内容，当然荣誉奖励和语言成绩也是非常重要的硬件条件。计划书可以让教授更了解我们的学术水平和研究意向，好的计划书能加分非常多。
发信之后如果教授给我们回复当然是最开心的事情啦，一定要好好把握。教授最常问的问题一般就是经济方面的事情和今后的打算。经济方面肯定是要向教授保证没有问题的，必要的时候可以提供存款证明或者说下父母的职业和收入，让教授打消疑虑。
1.有力的主题
我们每天在收件箱里会收到大量的电邮。教授们也一样，每天都有大量的邮件需要处理。想让你的邮件脱颖而出吸引教授注意的话，给它起一个吸引眼球的主题就很重要了。主题的选择还要确保和电邮内容密切相关。同时，如果回复时能换个套磁信邮件主题，就会比默认的回复好很多，也会便于教授快速了解信件内容。
2.正确地发送
把邮件发给正确的接收人是很重要的。没人想在收件箱中看到与自己无关的电子邮件。试想一下，如果把本要发给田中教授的信发给了山田教授，那么山田教授收到以“田中教授”开头的邮件时的心情也就可想而知了。更关键的是，我们的整个留学申请可能就此被中断。因此，在发送之前一定要检查一下收信人及抄送人(如果有的话)，确保我们的信件顺利到达正确的收件人手中。
3.语法准确无误
在电子邮件中看到错误是很使人厌烦的。尤其对于大学教授而言，他们通常对文字具有更高的敏感性，同时也对语言上错误有更低的包容性。所以你要在写完后检查语法和拼写。使用错误语法只会降低自己在收件人眼中的公信力，这种错误往往成本太高，还是避而远之为好。
4.言简意赅
人们的注意力是有限的，每个人都想尽快读完邮件，提高工作效率。大学教师们每天都要接触大量的文字内容，在读邮件的时候尤其不喜欢冗长复杂的长篇大论。避免陈词滥调，像是“最后但并非最不重要的”，尽量用直接而有礼貌的表达方式来写邮件。
5.适当的格式
你邮件的所有内容尽量不要都放在一段，这会使读者很难理解你的意思。为了便于教授清晰快速地读出你的意思，最好把邮件的内容分为几段式。还要避免有很多从句的长句复杂句。有逻辑地组织你的文章，包括要点，标题和用于说明的副标题。
6.适当的措辞
像紧急、重要这类的词旨在抓住读者的注意力。如果在不必要的时候使用这些词，你的邮件对收件人来说就会显得没有价值。而且在留学申请过程当中，教授们不希望看到这类给人急迫感的用词。所以，慎重使用“紧急”，只在真正必要的时候才选取这类词汇。
7.了解目标群体
你要清楚你的邮件是要写给谁的。出于这个目的，你应该十分了解你的读者，在你写邮件之前必须清楚地知道他们想要看到什么。这就要求你在联系教授之前，尽量充分了解教授的相关研究，做到有备而来。
8.给出回复的截止日期
如果你的邮件需要回复，那么邮件中应该给回复人明确指出截止时间。但是在留学申请的邮件中，通常不赞成为教授指明回复日期，而是尽量用委婉地话语来提醒教授看到邮件后记得回复。
9.给出明确的行动指令
如果你的邮件要求读者完成某项行动或任务，那么指令应该清晰明了。比如说在联系教授的时候，你想要让教授回答自己提出的一个关于申请的疑问，那你就最好明确写出希望教授对这一问题进行回复。
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