秘书资格辅导

　　本文“秘书四级2017年备考重点”，跟着出国留学网秘书资格考试频道来了解一下吧。希望能帮到您!

　　做好会议的记录工作和简报工作

　　(一)做好会议的记录工作

　　1.会议记录的内容

　　会议记录的内容有：

　　(1)会议描述;

　　(2)与会者姓名;

　　(3)缺席者请假条;

　　(4)宣读上次会议记录;

　　(5)在会议记录中产生的问题;

　　(6)通讯记录;

　　(7)一般事务;

　　(8)其他事务;

　　(9)下次会议日期;

　　(10)主席签名。

　　2.会议记录的要求

　　会议记录的要求是：

　　(1)速度要求;

　　(2)真实性要求;

　　(3)资料性要求。

　　3.会议记录的结构和写法

　　会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

　　(1)标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。

　　(2)正文。首部+主体+结尾。

　　(3)尾部。右下方写明“主持人：(签字)”;“记录人：(签字)”。

　　4.会议记录的注意事项

　　(1)会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来。而其他的内容可简要概括地记录，无须有言必录。

　　(2)如果当时漏记了内容，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议

　　主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。

　　(3)不管是谁提出了一个动议或附议了一个动议或提出了任何行动、意见，都应把人名记录下来。

　　(4)可设计一张表格来记录会议上的信息。

　　(二)做好会议的简报工作

　　1.会议简报的内容

　　会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息;要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。

　　2.会议简报的要求

　　会议简报的要求是：

　　(1)真实准确;

　　(2)短小精悍;

　　(3)快;

　　(4)生动活泼。

　　3.会议简报的结构和写作要求

　　会议简报的结构与其他的简报一样分成报头、报核、报尾3个部分。会议简报的标题应简明、准确、醒目、生动、形式灵活。单行和双行标题都可。会议简报的导语多用叙述式和结论式。主体部分要突出会议的主要精神和会议决定，内容要单一精炼。

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　　反馈会议信息

　　(一)反馈会议信息的内容与要求

　　1.反馈会议信息的内容

　　反馈会议信息的内容是：

　　(1)反馈会前信息;

　　(2)反馈会中信息;

　　(3)反馈会后传达落实的情况。

　　2.反馈会议信息的要求

　　反馈会议信息的要求是：

　　(1)注意点面结合、正负反馈结合;

　　(2)目的要明确;

　　(3)充分重视会议的反馈信息沟通。

　　(二)反馈会议信息的工作程序

　　布置会议信息收集工作→会议信息的搜集渠道的选择和建设→建立定期的会议信息反馈制度→做好会议信息的反馈汇报工作→抓好会议反馈信息的落实工作。

　　会议文件资料收集整理的要求

　　(一)收集整理会议文件资料的要求和内容

　　1.收集整理会议文件资料的要求

　　(1)确定会议文件资料的收集范围。

　　(2)收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。

　　(3)选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

　　(4)收集会议文件要履行严格的登记手续。

　　(5)收集整理过程中要注意保密。

　　2.需收集整理的文件资料

　　需收集的会议文件资料包括：

　　(1)会前准备并分发的文件：

　　(2)会议期间产生的文件;

　　(3)会后产生的文件。

　　(二)会议文件的立卷归档

　　1.会议文件立卷归档的意义

　　(1)保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。

　　(2)保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。

　　(3)保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。

　　(4)保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。

　　2.会议文件立卷归档的范围和分工

　　(1)会议文件立卷归档的范围

　　根据国家档案局有关规定，会议文件立卷归档的范围是：

　　◆与会人员大会、与会人员会议、各种例行会议、工作会议和其他各种会议所形成的全部会议正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报告、开幕词、闭幕词等及其复印稿。

　　◆上述会议的参考文件资料。

　　◆上述会议的出席、列席、分组名单。

　　◆上述会议的议程、日程和程序。

　　◆上述会议的书面通知、来往重要电报、电话记录等。

　　◆上述会议的会议记录、发言稿、简报、快报、纪要及其复印稿。

　　◆领导在上述会议上的报告、讲话、谈话及其复印稿。

　　◆上述会议的选举材料。

　　◆上述会议有关的图表、照片、录音带、录像带等。

　　◆上述会议的证件。

　　◆上述会议的记事表。

　　◆上述会议的总结情况...

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　　做好会议的记录工作和简报工作

　　收集会议信息

　　(一)会议信息的分类

　　1.按照会议信息的作用划分

　　按照会议信息的作用划分可分为：

　　(1)与会者信息;

　　(2)会议指导性、宣传性信息;

　　(3)会议议题性信息;

　　(4)会议主题内容信息;

　　(5)记录性、结果性文件信息;

　　(6)会议的程序性文件信息;

　　(7)会议交流性文件信息;

　　(8)会议参考性信息;

　　(9)会议管理性信息。

　　2.按照会议信息的保密性划分

　　按照会议信息的保密性划分可分为：

　　(1)保密性会议信息;

　　(2)内部会议信息;

　　(3)公开性会议信息。

　　3.按照会议信息传递方式划分

　　按照会议信息传递方式划分可分为：

　　(1)会议讲话信息;

　　(2)会议书面信息;

　　(3)会议声像信息。

　　安排会议值班

　　(一)会议值班工作的内容和意义

　　1.会议值班工作的内容

　　会议值班工作的内容是：(1)值班电话记录;(2)值班接待记录;(3)值班日记;(4)做好信息传递。

　　2.会议值班的意义

　　会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映、保证会议顺利进行的作用。

　　从一定意义上说，值班工作质量也代表了会议的工作质量，值班工作的好坏直接反映和影响会议主办方的工作效率。

　　(二)安排会议值班的工作程序

　　1.制定值班工作制度

　　值班工作制度有：(1)信息处理制度;(2)岗位责任制度;(3)交接班制度。

　　2.明确值班工作任务

　　会议值班人员的主要工作任务如下：

　　(1)在会议中协助搜集有关文件和资料，传递各种信息。

　　(2)要加强对与会议无关人员出入会场的控制。

　　(3)要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

　　(4)要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

　　(5)要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。

　　(6)必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

　　(7)做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。

　　(8)必要时，应建立主管领导带班制度。

　　3.编制会议值班表

　　会议值班表应包括以下内容：(1)会议值班时间期限和具体值班时间;(2)会议值班人员姓名;(3)会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号;(4)会议值班负责人姓名或带班人姓名;(5)用简明的文字表明值班的工作内容;(...

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　　会议纪要的内容和要求

　　(一)会议纪要的种类

　　会议纪要的种类包括：

　　(1)办公会议纪要;

　　(2)工作会议纪要;

　　(3)协调会议纪要;

　　(4)研讨会议纪要。

　　(二)会议纪要的内容

　　会议纪要的内容包括：

　　(1)会议情况简述;

　　(2)对会议精神的阐发。

　　(三)会议纪要的要求

　　1.会议纪要的拟写要求会议纪要的拟写要求是：

　　(1)实事求是，忠于会议实际;

　　(2)内容要集中概括;

　　(3)要有条理。

　　2.会议纪要需要印制并分发给有关部门或有关人员归档保存

　　3.会议纪要要按印发范围和查看等级分发

　　(四)会议纪要的工作程序

　　完善会议记录→起草、编写会议纪要→确定印发范围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。

　　会议经费结算的方法

　　(一)会议经费结算的方法和要求

　　1.会议的收费与付费方法

　　(1)收款的方法与时机。

　　(2)付款的方法和时间表。

　　2.会议付费的要求

　　(1)会议经费的名称要规范。

　　(2)遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。

　　(二)会议经费结算的工作程序

　　通知与会人员结算时间和地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单并将发票贴于报销单背面→请领导签字→到财务部门报销→与相关部门及人员结清费用。

　　(三)会议经费结算的注意事项

　　(1)开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开具的发票与收取的会务费相等。

　　(2)住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。

　　跟踪反馈落实会议精神

　　(一)会议决定事项的传达

　　会议决定事项传达的要求是：

　　(1)传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达;

　　(2)传达会议决定事项必须及时;

　　(3)传达会议决定事项必须到位。

　　(二)会议决定事项的反馈

　　1.反馈的原则

　　反馈信息，要迅速及时、真实准确、畅通反馈渠道。

　　2.反馈的重点

　　主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息。

　　3.综合反馈

　　在总结的基础上系统地进行综合性的反馈。

　　(三)跟踪反馈落实会议精神的工作程序

　　会议决定事项的传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。

　　(四)跟踪反...

　　本文“2017年秘书四级考点：企业管理基础”，跟着出国留学网秘书资格考试频道来了解一下吧。希望能帮到您!

　　企业管理基础鉴定要点与重点提示

　　一、鉴定要点

　　掌握企业的概念、特征和类型;了解企业管理的基本内容;掌握现代企业制度的基本特征和基本内容;掌握现代企业文化的特征及其构成;掌握会计的职能与会计要素的划分;掌握会计核算的一般原则和方法;掌握税收概念、特征和职能;了解税收制度的基本构成要素;了解不同的税种及其包含的税目;掌握货币的本质、职能、货币的形式;了解人民币制度;了解信用的形式及信用工具;了解利息的含义、种类和计算方法。

　　二、重点提示

　　1.现代企业管理

　　(1)企业的主要特征。

　　(2)现代企业管理的基本内容。

　　(3)现代企业制度

　　1)现代企业制度的特征。

　　2)现代企业制度的主要内容。

　　(4)现代企业文化

　　1)现代企业文化的内涵：是现代企业在长期经营实践中形成的全体员工共同的精神、观念、风格、心理、习惯等的总和。

　　2)现代企业文化的构成。

　　3)现代企业文化的功能：导向功能;约束功能;凝聚功能;稳定功能;辐射功能。

　　4)现代企业文化的特征。

　　2.财税常识

　　(1)会计制度

　　1)会计监督的内容。

　　2)会计工作三项原则：真实原则，完整原则，合法原则。

　　3)会计的职能。

　　4)会计的基本要素：资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润六大要素。

　　5)会计核算方法：主要有一系列的专门方法，包括设置会计科目及账户;复式记账;

　　填制和审核凭证;登记账簿;成本计算;财产清查;编制会计报表。

　　(2)税收制度

　　1)税收的特征。

　　2)税收制度的构成要素。

　　3)流转税、所得税、财产税、特定行为税、资源税所包括的税目。

　　3.金融常识

　　(1)货币制度

　　1)货币的概念、货币的职能、货币的形式。

　　2)通货膨胀的概念及特点：通货膨胀是在一定时间内价格持续上升的过程，或者说是一种货币价值持续贬值的过程。通货膨胀是一种极为有害的经济现象，它会破坏生产发展、扰乱流通秩序、引起国民收入盲目分配并造成信用危机等。

　　3)人民币制度。

　　(2)信用形式与信用工具。

　　(3)利息的含义、种类和计算方法。

　　(4)金融机构体系的构成：中央银行、商业银行、政策性银行、非银行金融机构、外资银行。

　　本文“2017年秘书四级考试知识点：商务沟通”，跟着出国留学网秘书资格考试频道来了解一下吧。希望能帮到您!

　　商务沟通

　　1.接待规格是从主陪人的角度而言的.接待规格有3种：高规格接待、对等接待、低规格接待。其中对等规格是最常用的接待规格。P235下

　　2.秘书在接待规格确定后，如果一些突然的变化影响到既定的接待规格：如上司生病或临时出差，让他人代替，秘书必须向客人解释清楚，向客人道歉。(录像中出现)P236中

　　3.第一大题：背景：领导以便条的方式要求秘书制定关于某某参观团来我公司的接待计划及日程安排.用E-mail或备忘录的形式

　　答：见P184备忘录的格式：

　　发给：(根据实际背景写)

　　发自：(根据实际背景写)

　　日期：(根据实际背景写)

　　内容：关于某参观团来我公司的日程安排

　　1.秘书应了解本单位有关接待方面的规章制度，严格遵照执行，不得擅自更改.

　　2.接待计划的主要内容有三象：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支.接待规格决定了其他的人员、日程安排及经费开支。包括车站迎接、宴请的规格、住宿的宾馆等级等。

　　3.关于日程安排，包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的形式列出。

　　4.关于接待经费列支，包括：(1)工作经费(2)住宿费(3)餐饮费(4)劳务费(5)交通费(6)参观、游览、娱乐费用等(注：至少罗列5到6项)

　　5.在接待计划拟出后，秘书应该交领导审核，然后再将日程安排和经费数目一起提前寄给来访对方。(P237)

　　4.第二大题：背景：某公司有2个部门，假设2个部门均看上了同一个人才，发生矛盾，总经理让你提出建议，化解矛盾。

　　答：这属于横向沟通。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作，减少摩擦。首先，先利用面谈、备忘录等方式听取各方意见和需求。我们给他们开一个圆桌会议(平等性的会议)，在会上分析导致横向沟通的障碍：①部门“本位主义”②部门产生的先入为主的偏见会影响部门沟通的顺利进行，“一叶障目”等。在会议上我们应该①选择针对性的沟通形式②树立“内部客户”的理念③耐心倾听而不是叙诉④要他们学会换位思考，跳出自我的模式，了解他人的心境。

　　5.某人性格孤僻，由此造成部门之间的矛盾的根源是：性格冲突P239

　　6.“内部客户”的理念是指要用对待外部客户、最终顾客的态度和热情去服务内部客户。P239

　　7.换位思考的概念：跳出自我的模式，进入他人的心境。

　　8.纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。其中下行沟通在组织中的表现形式通常为①公司政策②备忘录③口头指示④传真⑤电子信箱(多选题P239)

　　9.纵向沟通可能遇到的障碍：5条中常考第三条：不善聆听;第四条：草率评判;第五条：语义表达和理解方面的歧义(P240)

　　10.纵向沟通的策略：主要考试第三点：“去繁从简”，减轻沟通任务;第四点：言简意赅，提倡简约的沟通;第五点：启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价;第六点：多介质组合，比如，书面形式与电话相结合(强调)

　　11.冲突产生的原因：主要考第二点(目标不合，难以合作)和第三点(责任不明...

　　本文“秘书四级2017年考点：常用事务文书的拟写”，跟着出国留学网秘书资格考试频道来了解一下吧。希望能帮到您!

　　常用事务文书的拟写

　　1.简报的特点：①简，即简明扼要②快，即报道迅速快捷，讲究实效性③新，即内容新鲜④实，即真实准确P267

　　2.简报的类型，按性质分，有综合简报和专题简报;按内容分，又工作简报、动态简报(有情况动态简报和思想动态简报)、会议见报。

　　3.考题：给出简报样式，判断①报头的格式对吗?②日期的位置等

　　4.简报的结构是：报头+报核+报尾(重点，书上第267下和268页简报必看)

　　5.报头设在第一页的上方，约占全页的三分之一的位置，下边用横线与正文部分隔开。报头的内容①简报名称。如有特殊内容，可在名称或期数下面注明“增刊”等字样。秘密等级写在左上角②期号，写在名称的下一行，用括号标注③编印单位，在期号下、间隔线上居左书写④印发日期，写在与编印单位平行的右侧

　　6.报核的主要结构是：按语+标题+导语+主体+结尾按语：在标题上端加注编者“按语”导语：即简报的开头。简明扼要地概括全文的主旨或主要内容注意：简报一般应限制在1000字以内，最长不要超过2000字。

　　7.会议记录的特点：其一是真实性;其二是资料性P269

　　8.会议记录的结构是：标题+正文+尾部

　　9.会议的正文的构成是：首部+主体+结尾①首部：会议概要，包括会议名称;会议时间;会议地点;会议主席(主持人);会议出席、列席和缺席情况;会议记录人签名等

　　10.会议尾部的右下方写明“主持人：(签字)”、“记录人：(签字)”会议记录要生效，必须由主持人和记录人签字

　　11.意向书为进一步正式签订协议奠定了基础，是“协议书”或“合同”的先导，多用于经济技术的合作领域。P271上

　　12.第六大题：意向书的结构与写法

　　答：意向书的结构是：标题+正文+尾部

　　意向书应该做到：1语言准确，表达清楚;2忠实于洽谈内容

　　背诵第189页下贺信，注意其格式

　　13.请柬的格式，见第191页，请柬一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种，但无论哪种形式，其内容结构都基本相同，即：标题+称谓+正文+落款+成文日期

　　14.产品说明书的特点：其一是指导性;其二是科学性;其三是通俗性. P274

　　15.在产品说明书的书写中，要注意：1语言简洁、通俗(对面向广大消费者的生活日用品说明书，尽可能少用专业术语);2要有侧重点。

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　　1. 办公环境的维护的依据：三大法律：《宪法》、《劳动法》、《工厂安全卫生规程》

　　2. 在企业办公室中安全检查，如果发现个人职权无法排除的危险，秘书有责任和义务报告、跟进、直到解决

　　3. 安全检查包括办公环境和办公设备两部分。秘书要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用。在录像中出现的隐患：①电话线纠缠②消防栓放在柜子后面③道路上堆放货物④太阳光照在电脑上⑤有人来访时未关电脑⑥写字楼中有人吸烟

　　4. 信息的安全及保密工作通常包括：口头信息、纸面信息和电子信息

　　5. 当涉及公司保密信息时，你应该做到：机智、稳重、果断、有外交手段。

　　6. 做好口头信息的安全：

　　①员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属;

　　②在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息。

　　7. 做好纸面信息的安全：

　　①接收任何保密文件、资料等都要签收并登记;

　　②在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失;

　　③用邮件发送保密信息时，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”;

　　④极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里;

　　⑤不再使用的保密文档要粉碎。

　　8. 做好电子信息的安全：

　　①计算机显示器应放置在他人看不到的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器

　　②每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换;

　　③有保密信息的软盘不应该带出单位，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上;

　　9. 秘书在保密工作中需要注意的几个方面：

　　①文件保密：秘书要有很强的保密意识，对保密文件、资料，应自觉做到接收、传递、保管方面的保密工作

　　②会议保密：是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定

　　③科技保密：秘书的工作性质决定其得与各种人接触，包括客户、同行、媒体、政府部门等，做好这方面的保密工作是非常重要的。

　　10. 秘书应做好组织中特定信息的保密工作：包括人事信息、财务信息、产品信息和客户信息