五级秘书知识点

　　出国留学网秘书资格考试栏目小编们精心为广大考生准备了“五级秘书2017资料：速录技术与语音识别系统的区别”，各位同学赶快学起来吧，做好万全准备，祝各位同学考试顺利通过。

　　电脑速记技术是传统手写速记和计算机相结合的产物，它可以使语音信息即时转化为电子文本，可以做到“会议毕，文稿出”。语音识别技术是让机器通过识别和理解语音信号而转化为相应文本或命令的高技术。由于语音信息具有连续性、多变性、动态性、瞬时性的特点，造成了语音识别的难度远远不像人们想像的那样简单--对着电脑的麦克风一说，字马上就会出来了。它的识别难度它在于和不同的说话人、不同的说话速度、不同的说话内容以及不同的环境条件有关。

　　作为中文信息处理的工具，语音识别技术和电脑速记技术都是把稍纵即逝的语音信息转化成文字，但二者的关系除了速记与录音机的不同点相似外，还有以下几点：

　　1、同音字、词处理的问题

　　现代汉语中的大量同音字、词一直是中文信息处理电脑化的瓶颈。电脑速记、语音识别在记录语音信息时都会遇到这个难题，关键是记录的准确率。如``以同等 xueli考研``是这个``学历``还是这个``学力``;``秘书人员要正确领会领导shouyi``是这个``授意``还是这个``受意``等，即使是语音识别能够完全记录下语音信息，而且能够达到百分之百的准确率，其功能仍然和录音机一样(二者的关系见上文)，同样需要人们的后期加工整理，这样花费的时间要比人在当时记录的时候要多得多。因为人在讲话时，往往是口语，从口语到书面语的转化，并不单纯是落成了文字。

　　2、人们在理解语言时，可以根据语音之间的停顿、语调、语气等，把声音信息变成转化文字，并实时添加相应的标点符号。语音识别在理解语言时，需要说出标点符号的具体名称，因为机器在理解语言时，需要*断句来理解的：``王处长冒号您从哪儿来问号另起一自然段空两格今天的政治学习内容是前书名号邓小平理论后书名号``，事实上人说话时是不说出标点符号的具体名称的，这样会很别扭。

　　语音识别在理解语言时会遇到字符正确串切分和对句子结构的理解问题。如``美国会考虑战略导弹防御系统``是``美国/会/考虑/战略导弹防御系统``还是``美/国会/考虑/战略导弹防御系统``呢?``他yihuier/jiulai``本来是``他一会儿就来``往往会理解成``他一挥而就来``;``要及时把握……``语音识别就很可能会切分成``药剂师把握……``。电脑速记是由人脑对语言信息进行切分，加入标点符号、分段的。

　　3、语音识别软件对语料内容要求严格，需要人们说标准的汉语普通话，如果有方言、口音、土语等识别起来相当难，而且要事先进行发言人口音适应。尽管如此，文秘速记人员如果能够听得懂，一般都能够记录下来，也要求文秘速记人员必须具有广阔的知识面，听得多了，记录的信息也就准确得多了，这也是文秘速记人员往往会比一般人辨别、采集语音信息能力强的原因。如果方言特别重的人讲话，人都听不懂，机器也就更难听懂了。

　　4、语音识别只能识别单一的汉语语音信息，对于其他有声信息都会被其认为是噪音而影响其识别的准确率。例如，在正在播放有背景音乐的朗诵词里提取男女对话的汉语信息，转化成文字，麦克风根本无法识别。

　　语音识别无法理解和识别交互式有声信息，比如座谈、讨论、会谈等多人发言时，麦克风无法辨识是哪位发言的信息，也不能...

　　出国留学网秘书资格考试栏目小编们精心为广大考生准备了“五级秘书2017复习资料：速记的技巧”，各位同学赶快学起来吧，做好万全准备，祝各位同学考试顺利通过。

　　在速记领域中，特别是在速记的教学实践活动中，只要我们稍加留意，就会发现值得我们注意的现象和规律：在学习速记的过程中，凡是按照教材上所讲的道理，在钻研弄懂速记原理和符号书写规则及方法的基础上，勤写苦练符号，持之以恒坚持到底的，在较短的时间这些人便掌握了速记;而那些只看看教材，不练符号，或者练得太少，不注重基本功的训练，怕麻烦，只对速记的技巧感兴趣，热心于寻求捷径，想侥幸取胜的，这种为技巧而技巧的形式主义做法，结果使他们走了弯路。学了很长的时间、速记符号、速记技巧对他们来说仍然是陌生的。因此，为了认识速记规律，正确掌握速记的学习方法，有必要对速记的技巧进行一些分析。

　　所谓技巧，几指一门技术的灵巧性。任何一门技术都有它的灵活性和巧妙性。速记是一门技术，当然也有它的技巧，而且速记是一门技巧性较强的技术。速记的技巧在于它具有速记符号的高度灵敏性，在不同场合记录的自由和随机应变的特征。

　　任何技巧的获得，都离不开丰富的知识积累，正确的学习规则和练习方法。学习速记就是这样。首先得具备一定的语文水平，掌握正确的学习规则和练习方法，而练习在学习速记中显得尤其重要。我们知道，速记是使用一种简便易写的符号，适应语言规律的省略、缩写方法，快速而准备地记录语言的实用技术，它作为解决书写速度慢的一种有效手段，必须使符号的书写速度与语言的速度相适应。要做到这一点，唯一的条件就是掌握大量的略写符号，熟练地运用符号的自身特点，也表明了学习速记必须靠大量反复的练习的必要性。由于速记符号的特点是以曲直、长短、大小及书写位置的不同来区别读音或词义的差别的，它们的形体差别很小，刚接融速记的人一时就很难辨认和区分。因此，记熟写准符号是每个学习速记者开初必练的基本功。有人学习速记喜欢探听秘诀。我们可以用速记专家唐亚伟的话来回答：“速记学习有三个秘诀：练习、练习再练习。”可见速记技巧的掌握，必须下苦功练习。凡是掌握了速记的人，没有哪一个不是经过成千上万遍的不厌其烦的练习而成。“好记性不如烂笔头”，这是对学速记的深刻反映。所以对于那些没有掌握速记技巧的人，我们有理由发问：你练了有多少遍?没有练哪来的熟?没有熟哪来的巧?连符号都不熟悉，要想掌握速记的技巧，这是不可想象的，由此，可以得出这样一个结论：速记的技巧是从练习符号而来。这正如绘画的技巧是从练习素描，雕塑的技巧是从练习造型而来的一样。

　　速记符号的练习，贯穿整个速记学习和运用的始终，学，不等于能用。要提高自己的书写速度，使之与语言的速度相适应，必须着眼于熟练和巩固已学的基本符号和略写方法，进行大量的实践。如果说熟悉基本符号是基本功，娴熟地运用缩略方法是技巧，那么掌握这种记录的技巧，往往要付出高出速记基本功无数倍的劳动代价。必须具有惊人的毅力，吃苦耐劳的攻关精神。“宝剑锋从磨砺出，梅花香自苦寒来。”在锻炼实践速记的过程中，要扩大练习内容和练习量，练习得愈多愈好。在速记界，任何一个学者，包括我们的速记专家，都从来不会感到自己的实践练习过多，因此他们懂得速记技能的高超，技艺的精湛，技巧的灵敏，无不取之于速记实践的锻炼。他们使生活速记化，速记生活化。即在生活中碰到的所有名词术语，都用心译成速符，使速符运用在生活中，从而扩大速记的应用面，做到运用自如，得心应手，左右逢源，这就形成了速记的技巧。

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　　出国留学网秘书资格考试栏目小编们精心为广大考生准备了“五级秘书2017复习：速记应用于秘书工作”，各位同学赶快学起来吧，做好万全准备，祝各位同学考试顺利通过。

　　“秘书参与政务，管理事务”，是领导的助手、参谋。 信息，对秘书工作有至关重要的作用。广泛、丰富、及时准确地储备信息，迅速有效地提供和利用信息，是秘书工作的重要内容，突出特点。 秘书工作的这种性质特点，决定了速记能力对秘书工作和秘书人才的重要性，决定了《速记学》这门课程在秘书专业教育中的重要地位和作用。

　　速记学是现代化快速书写技能的科学，属于语言学的范畴。他在秘书工作中的重要作用可以从以下几个方面论述。

　　(一)记录口授文稿

　　有一些社会生产和科技发达国家，领导者口述，秘书速记，整理修订，领导签署，即刻打印，及时发出执行，这是普遍应用的工作方法。运用速记办文，不致因记录跟不上而打断讲话人的思路，影响其情绪;能使口授文稿一气呵成，保证办文质量，加快办文速度，有助于提高管理的职能和效率。通常，领导人到办公室一两个小时，就可以处理几十封来信，形成几件文稿。

　　我们的秘书工作者，如普遍掌握了速记技能，随着领导班子成员素质、水平的不断提高，也能采用这种口授文稿的做法，那么，不但会大大提高我们各部门的管理职能和效率，而且对克服“文山会海”这种长期以来令人头痛的流弊，会起重要作用。目前，我们许多部门，当年的年度计划，在第一季度末写出来的并不算太晚，去年年度的总结，近年写两三天更不足为怪。这种情况，和今天的时代，我们肩负的“四化”任务，极不适应。这种慢腾腾的工作，低得可怜的效率，实在令人担忧。

　　运用速记比用汉字书写，其速度要快三至五倍。秘书人员掌握了速记就如虎添翼，对工作非常有利。有这种能力的秘书，哪位有水平的领导不是得之如宝，走到哪里都会离不开他。

　　我们党在延安时期就很重视速记。老一辈革命家、领袖，如毛泽东、周恩来、刘少奇、朱德、任弼时、陈云、张闻天等同志，他们讲话常常没有稿子、风格各异。毛主席讲话，常常是拿一张纸，写着几个铅笔大字，讲起来滔滔不绝，妙趣横生。他们的许多重要文章，都是根据当时讲话的速记稿整理出来的。

　　在国外，一些科学发达国家，用速记整理出来的著作，文件更是不计其数。如《列宁选集》、西蒙诺夫的《日日夜夜》、《卓别林传》、《巴黎公社的会议》以及希特勒大本营“元首会议”的部分记录等等，都是运用速记记录整理出来的。又如陀思妥耶夫斯基长达四十万页的小说《赌徒》也是作者同秘书安娜合作，用速记在二十六天里完成的。

　　(二)完整、准确地进行会议记录

　　作为秘书，在会议、会谈中作记录是经常的工作。会议、会谈记录仅记出席、缺席、议案和决议等是远远不够的，这样的记录没有反映出讨论的经过，以及讨论的不同意见。其实，有些会议、会谈的动态，如能记录下来也是很有必要的，它便于领导研究问题、决策工作。速记，可以帮助我们记下完整、准确的会议情况。

　　要记录会议的全貌，就必须运用速记。记录会议、会谈的决议、结论，要一字不漏，全面准确，这更是速记的专长。

　　如果是国际会谈，就更显示出速记的方便和重要了。 1969 年底，我曾担任中国同日商谈判进口汽车的速记任务。国际谈判，有谈有译，这就使记录有语言间隔的空闲时间可利用，记录起来更能从容不迫。如果又能通晓谈判国的语言，那就更游刃有余，甚至可以随时将...

　　大家做好准备迎接考试了吗?出国留学网秘书资格考试栏目诚意整理“五级秘书资格考试2017重点：办公室事务和管理”，欢迎广大考生前来学习。

　　办公室事务和管理

　　鉴定要点与重点提示

　　一、鉴定要点

　　掌握维护责任区工作环境的基本要求;正确识别办公场所和常用设备的隐患;掌握日常 办公室事务的处理方法，包括邮件或文件的收发、接打电话、办公用品的发放和管理;能够 合理安排日常工作及上司交办的工作;对日常办公事务进行协调;熟悉办公用品和易耗品的 范围和分类。

　　二、重点提示

　　1.经常清洁整理责任区

　　(1)秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区。

　　(2)清洁整理本人参与的公用区域。

　　2.设备、物品要放置适当、取用有序

　　(1)本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作。

　　(2)公用资源摆放有序，用后归位。

　　3.办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

　　(1)地、墙、天花板、门、窗的安全。

　　(2)室内光线、温度、通风、噪声、通道方面的隐患。

　　(3)办公家具方面的隐患。

　　(4)办公设备及操作中的隐患。

　　(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。

　　(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。

　　(7)火灾或消防中的隐患。

　　4.收、发文件或邮件的工作程序

　　(1)收文件或邮件的工作程序包括：签收、拆封、登记、分类。

　　(2)发文件或邮件的工作程序包括：查对、检查附件、分类、标记、检查邮编、签名、 登记、了解有关规章制度和寄发时间。

　　5.上司不在时，秘书处理信件或邮件的方法

　　(1)将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。

　　(2)主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。

　　(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。

　　(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。

　　(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对 方何时可以得到回复。

　　(6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要××处理”的字样。

　　6.接打电话

　　(1)处理电话留言的一般原则：简洁、完整、准确、及时送达。

　　(2)接电话的方法

　　1)“响铃不过三”。

　　2)有问候语。

　　3)如果来电要找的人不能接听电话，要恰当回答。

　　4)注意接电话的语调。

　　5)做好电话记录。

　　(3)拨打电话的方法

　　1)首先报出本人的姓名和单位名称。

　　2)如果想留言请对方回电，要留下自己的电话号码。

　　3)要问对方此时打去电话是否方便。

　　4)注意自己的语言。

　　5)适时结束通话并用规范的结束语。

　　7.办公用品...

　　大家做好准备迎接考试了吗?出国留学网秘书资格考试栏目诚意整理“2017五级秘书资格考试考点：常用事务文书的拟写”，欢迎广大考生前来学习。

　　常用事务文书的拟写

　　鉴定要点与重点提示

　　一、鉴定要点

　　了解公文的概念，公文制发的程序;掌握传真、备忘录、通知、邀请信、感谢信、贺信 及请柬的拟写方法。

　　二、重点提示

　　1.公务文书的概念

　　公务文书，以下简称公文，有时又称文书、文件。

　　(1)公文的制发者必须是法定的机关、组织及其负责人。

　　(2)公文必须是在管理过程中形成并使用的。

　　(3)公文必须是按照统一的体式(格式)、经过一定的处理程序制成的信息载体。

　　(4)公文是各级各类机关和组织依法行政和开展公务活动的一种重要工具。

　　2.公文的制发程序

　　(1)拟稿：把领导人或机关的发文意图条理化，是发文处理的关键环节之一。

　　(2)审核：由秘书部门负责人或机关领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签 发做好准备。

　　(3)签发：由机关领导人签写发文具体意见，对文稿的内容和行政效力负责。

　　(4)复核：公文正式印制前，文秘部门应当进行复核。重点是看审核、签发手续是否完 备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。

　　(5)注发：为待发文件注册，编注发文字号。

　　(6)缮印：根据《国家行政机关公文格式标准》缮写或打印已签发的文稿，并由文秘人 员负责校对。

　　(7)用印：由秘书部门对已缮印好的公文盖印或现场监印。

　　(8)发文登记：由秘书部门将待发公文登记造册，以备存查。

　　(9)分发：由秘书部门把用印并登记的公文通过适当方式传递给收文单位。

　　3.传真

　　(1)传真的概念。

　　(2)传真的特点：真实、便捷、可靠。

　　(3)传真的写法：传真首页的首部写明收件人姓名、单位，抄送人姓名、传真号，发件 人的姓名、发件日期、总页数、传真号、电话、主题及回复要求选项等。

　　4.备忘录

　　(1)备忘录的概念：备忘录是各级机关、企事业单位与社会团体及个人经常使用的，随 时记载、帮助记忆的文书。

　　(2)备忘录的特点：形式灵活多样，写法不拘一格。备忘录中不需要签名或表示敬意的 结束语。

　　5.事项通知

　　(1)事项通知可以上行、平行、下行，其目的主要是为了让对方了解某件事情或某些情 况，一般不要求执行或办理。

　　(2)事项通知的适用范围：当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某些信息 时，可使用这种通知。

　　6.会议通知

　　(1)适用范围：当需要向有关人员或单位知照某一会议的时间、地点及会议要求时，可 使用这种通知。会议通知在写法上比较灵活、自由。

　　(2)会议通知的写作：写好会议通知的关键，是要把与会议有关的事项一次性地交代清 楚，这样既可避免一次又一次地发补充通知，又免得与会人员反复询问。会议通知应开门见 山，直述其事...

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　　会议与商务活动

　　鉴定要点与重点提示

　　一、鉴定要点

　　掌握发送会议通知的方法及注意事项，能够拟写带回执的会议通知;掌握各种会议证件 的制发和会议文件资料的发放;了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序; 做好会议的善后工作，包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。 掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序;商务旅行准备工作的主 要内容。

　　熟悉会议构成的要素;会议的种类与作用;内部会议室的预订方法。

　　二、重点提示

　　1.发送会议通知

　　(1)发送形式：正式通知，非正式通知。

　　(2)发送内容

　　1)预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。

　　2)需要回复的会议通知或预备通知中可加入明信片。

　　3)会议中使用的有关票据。

　　4)附说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，标明交通工具及线路。

　　(3)发送会议通知的注意事项

　　1)明确会议通知发送对象。

　　2)落实发送的回复确认环节。

　　3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。

　　2.会议通知

　　(1)会议通知的主要内容：被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地 点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名 和职务、通知日期。

　　(2)按正确格式拟写会议通知及会议回执。

　　3.会议的各种准备工作

　　(1)制作姓名卡片、会议证件的方法

　　1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。

　　2)重要的大型会议要贴本人照片，并加盖印章。

　　(2)会议文件资料发放的基本方法

　　1)按照与会者名单，准备好每人一个文件袋。

　　2)分发重要文件要编号、登记，保密文件要注明密级。

　　3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。

　　4)适时适量。

　　5)内容重要又需要事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达。

　　(3)会议所需用品和设备的准备

　　1)准备会议所需物品要尽量考虑全面，有备无患。

　　2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。

　　(4)预订内部会议室的方法

　　1)要打出一定的提前量，在确定准确的会期后，应尽早预订。

　　2)在使用的前一天，一定要再次落实。

　　3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。

　　4)留有足够的自由使用空间，会议之间的间隔不宜太紧。

　　5)事先查看会议议程，了解会议是否需要音像辅助设备，并事先将设备调整到最佳状态。

　　(5)接站报到...

　　大家做好准备迎接考试了吗?出国留学网秘书资格考试栏目诚意整理“2017五级秘书资格考试知识点：信息与档案”，欢迎广大考生前来学习。

　　信息与档案

　　鉴定要点与重点提示

　　一、鉴定要点

　　能够分辨信息的种类，准确地收集信息;能够使用归档工具，立卷归档。

　　二、重点提示

　　1.阅读筛选信息资料的方法

　　(1)留意标题。

　　(2)剪裁、复印。

　　(3)摘记。

　　(4)标记说明。

　　2.分辨信息种类

　　(1)按信息源的性质划分，信息可分为自然信息和社会信息。

　　(2)按信息的表现形式划分，信息可分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言 信息和缩微信息。

　　本文来源:考试大网

　　(3)按信息内容所涉及的社会领域划分，信息可分为政治信息、经济信息、文化信息、 教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。

　　(4)按信息来源方向划分，信息可分为横向信息和纵向信息。横向信息来自平行单位， 纵向信息来自系统单位。

　　(5)按信息稳定状态划分，信息可分为静态信息(如资源、统计资料)、动态信息(如 市场信息)。

　　(6)按信息在秘书工作中的作用划分，信息可分为预测信息、动态信息、反馈信息。

　　3.收集信息的方法

　　(1)观察法是收集、获取信息的最基本方法，指人们直接用感官或借助其他工具认识客 观事物，获取信息。

　　(2)问卷法是由收集者向被收集对象提供问卷并请其对问卷中的问题作答而收集信息的 方法。

　　(3)阅读法是通过阅读书刊、杂志等，从中获取信息。

　　(4)询问法是指信息收集者通过提问请对方作答来获取信息。

　　(5)网络法：网络主要指以因特网为核心的计算机通信网络，它是以资源共享为目的， 使用统一的协议，通过数据通信信道将众多计算机互联而成的系统。网络所提供的信息服务 有电子邮件服务、远程登录服务、文件传送服务、信息查询服务、信息研讨和公布服务等。

　　(6)量表法是运用测量表来收集信息的方法。

　　(7)交换法就是将自己拥有的信息材料与其他单位的信息材料进行交换的方法。

　　4.信息的特征

　　客观性、共享性、开发性、传递性、时效性、存储性、可塑性、无限性。

　　5.秘书收集信息的范围

　　6.秘书收集信息的渠道

　　7.立卷归档

　　(1)立卷归档文件范围。

　　(2)确定归档时间。

　　(3)归档份数。

　　(4)履行归档手续。

　　8.档案装订步骤

　　(1)整理归档文件。

　　(2)修整归档文件。

　　(3)装订归档文件。