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四级秘书2017辅导:合理布置办公室

四级秘书辅导讲义 四级秘书知识点 四级秘书要点

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  合理布置办公室

  (一)办公室布置的要求

  1.布置办公室的基本要求

  (1)采用一间大办公室。

  (2)使用同样大小的桌子。

  (3)使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致。

  (4)将通常有许多外宾来访的部门置于入口处。

  (5)将自动售货机等置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。

  (6)预留充分的空问。

  (7)主管座位应位于员工座位之后方。

  (8)勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。

  (9)装设充足的电源插座,供办公室设备之用。

  (10)常用的设备与档案应置于使用者附近。

  2.办公室布置的三大原则

  办公室布置的三大原则是:

  (1)有利于沟通;

  (2)便于监督;

  (3)协调、舒适。

  3.办公室布置的具体要求

  (1)办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序。

  (2)各座位间的通道要适宜。

  (3)领导者应位于后方,以便监督。

  (4)光线应来自左方,以保护视力。

  (5)常用设备应放在使用者近处。

  (6)电话最好是5平方米空间范围内一部。

  (二)办公室布置的工作程序

  (1)对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析,明确各部门及各员工间的关系,以此为依据确定每位员工的工作位置。

  (2)列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间,设定其空间大小。

  (3)根据工作需要,选配相应的家具、桌椅等,并列表分别详细记载。

  (4)绘制办公室座位布置图,然后依图布置。

  (5)对设备的安放提出合理建议。

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四级秘书2017考点:营造健康、安全的办公环境

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  营造健康、安全的办公环境

  (一)安全检查的内容

  工作环境是由许多方面的因素和条件构成的,诸如工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装修、装饰,工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材,工作所需的文件、资料、档案、书籍,工作中人们的关系、氛围等。在这些因素和条件中,有些应是用人单位提供给职工的,这是《中华人民共和国劳动法》中的规定。例如,工作场所的温度是否达到了要求,门窗是否严密安全,照明是否满足工作的必须,噪音干扰、空气污染是否超标,办公家具和设备是否够用等,这些因素和条件同时也是办公环境安全检查的内容。

  (二)办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

  (1)地、墙、天花板、门、窗中的隐患。

  (2)室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患。

  (3)办公家具方面的隐患。

  (4)办公设备及操作中的隐患。

  (5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。

  (6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。

  (7)火灾或消防中的隐患。

  (三)健康、安全办公环境的基本要求

  (1)办公区建筑必须坚固安全。

  (2)光线应充足。

  (3)温度要适宜。

  (4)布局应注意通风。

  (5)办公室空间及座位空问要适当。

  (6)办公室噪音要低。

  (7)办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求。

  (8)办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求。

  (9)办公设备的安装、操作要符合要求。

  (10)办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置。

  (11)办公室提供饮水并符合健康、安全要求。

  (12)办公区或办公室设置急救包,并定期更换。

  (13)建立相应的规章和制度,包括人员进出规定、保密规定等。

  (14)室内应有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。

  (四)营造健康、安全办公环境的工作程序

  (1)确定安全检查周期,定期检查。(2)发现隐患,立即报告、排除。(3)发现个人职权无法排除的危险,有责任和义务报告、跟进,直到解决。

  (五)注意事项

  1.上岗前应了解的办公场所的安全规定

  (1)国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定,如《中华人民共和国劳动法》。(2)用人单位制定的安全规定和环保规定,如有关吸烟场地的规定。

  (3)组织所租用的写字楼、场地等业主制定的相关规定,如写字楼制定的出现火警情况的疏散程序等。

  2.安全隐患表与设备故障表的区别

  进行安全检查要包括办公环境和办公设备两部分。要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用,前者记录的是隐患,包括办公环境和办公设备两部分的...

与四级秘书知识点相关的秘书四级

四级秘书考试2017要点:安排来访者的参观、娱乐活动

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  安排来访者的参观、娱乐活动

  (一)安排来访者参观、娱乐活动的相关知识

  1.明确参观目的

  2.明了参观内容

  安排参观内容时,应该考虑这样几点:

  (1)有代表性的内容,能够满足来访者的基本要求。

  (2)不会影响正常的工作及生产。

  (3)不会泄露核心机密。

  3.不同娱乐活动的特点与适应对象(1)游览活动

  1)了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况。2)秘书要熟悉将要游览的地方。

  (2)娱乐活动

  1)了解客人的特长和兴趣。

  2)观看项目的水准应该是较高的,有地方特色的最好。

  4.参观、娱乐的相关礼节

  (1)在观看各类文艺节目时,不要迟到。

  (2)无论是在参观、游览时,还是在观看节目中,都不要大声喧哗。

  (3)在参观、游览、娱乐时,着装应该根据场合调整。

  (二)安排来访者参观、娱乐活动的程序

  安排来访者参观、娱乐活动的程序是:初步确定内容→征求对方意见→修改、确定方案→实施方案。

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四级秘书资格考试考点:会议日程的含义及作用

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  四级秘书资格考试考点:会议日程的含义及作用

  1、会议议程的内容

  会议议程是为完成议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。大中型会议的议程一般安排如下:开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论:大会发言;参观或其他活动;会议总结,宣读决议;闭幕式。

  2、会议日程的内容

  会议日程就是根据议程作出逐日的具体安排,是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

  3、会议议程和日程的作用

  通过了解会议议程和日程,与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题、会议顺序计划,获得有效信息。

与四级秘书知识点相关的秘书四级

秘书资格考试(四级)2017重点:会议记录工作

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  秘书资格考试(四级)2017重点:会议记录工作

  (一)做好会议的记录工作

  1、会议记录的内容

  会议记录的内容有:

  (1)会议描述;

  (2)与会者姓名;

  (3)缺席者请假条;

  (4)宣读上次会议记录;

  (5)在会议记录中产生的问题;

  (6)通讯记录;

  (7)一般事务;

  (8)其他事务;

  (9)下次会议日期;

  (10)主席签名。

  2、会议记录的要求

  会议记录的要求是:

  (1)速度要求;

  (2)真实性要求;

  (3)资料性要求。

  3、会议记录的结构和写法

  会议记录的结构是:标题+正文+尾部。

  (1)标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。

  (2)正文。首部+主体+结尾。

  (3)尾部。右下方写明“主持人:(签字)”;“记录人:(签字)”。

  4、会议记录的注意事项

  (1)会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来。而其他的内容可简要概括地记录,无须有言必录。

  (2)如果当时漏记了内容,可事先做出记号,然后对照录音磁带修改,也可提示会议

  主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。

  (3)不管是谁提出了一个动议或附议了一个动议或提出了任何行动、意见,都应把人名记录下来。

  (4)可设计一张表格来记录会议上的信息。

  (二)做好会议的简报工作

  1、会议简报的内容

  会议简报要迅速反映会议的实际情况,交流会议的经验,沟通会议的信息;要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势,更好地对会议起到指导和沟通作用。

  2、会议简报的要求

  会议简报的要求是:

  (1)真实准确;

  (2)短小精悍;

  (3)快;

  (4)生动活泼。

  3、会议简报的结构和写作要求

  会议简报的结构与其他的简报一样分成报头、报核、报尾3个部分。会议简报的标题应简明、准确、醒目、生动、形式灵活。单行和双行标题都可。会议简报的导语多用叙述式和结论式。主体部分要突出会议的主要精神和会议决定,内容要单一精炼。

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与四级秘书知识点相关的秘书四级

四级秘书资格2017要点:秘书沟通协调原理和特点

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  秘书沟通协调原理和特点

  知识与技能目标:掌握秘书部门沟通协调的含义、内容和特点。掌握秘书部门沟通协调工作的原则、要求、方式和方法。

  过程和方法目标:通过对秘书部门协调的有关知识的掌握,使学生们懂得秘书人员在具体的工作中应如何做好协调工作。

  情感态度与价值目标:通过学习让学生懂得大家必须团结一致,才能保持协调一致,才能做好工作。

  教学重点:

  1.沟通协调的意义和内容。

  2.沟通协调原理、特点。

  3.沟通协调的原则、要求。

  教学难点:

  1.失调状态的科学分析。

  2.秘书沟通协调的基本方式。

  教学方式:以老师讲授为住,学生活动课形式辅助。

  课时安排:一课时

  教学过程:

  教学重难点:秘书沟通协调工作的基本原理和特点。

  【导入新课】

  同学们已经了解了秘书沟通协调的内容了,这堂课我们来共同学习秘书沟通协调的原理和特点。

  【讲授新课】

  一、秘书沟通协调工作的基本原理:

  1.整体效能最大原理:

  在保持协调状态的组织内部,各子系统在整体配合条件下发挥的效能,比各子系统失去整体配合条件各自发挥的效能之和要大的多。

  2.组织协调的应变原理:

  沟通协调工作就是要针对变化着的环境条件作出反应,以求适应环境条件的变化,重新达到和谐一致。

  3.信息沟通导向原理:

  组织的决策方案、执行措施及要求等,均是以信息为依据制定的,又通过信息沟通,传递给下属各子系统以及各组织成员。

  组织的各子系统,各组织成员通过信息沟通接受决策方案具体内容以及执行要求,加以理解和确认,然后作为自己行动的导向,这就是信息沟通的导向作用。

  二、秘书沟通协调工作的特点:

  在管理体系内,秘书没有法定的支配权利,所以秘书的沟通协调工作与领导的不同,具有以下特征。

  1.附属性:

  (1)附属性是秘书沟通协调工作的首要特点。

  (2)秘书的沟通协调,往往是领导授权去处理矛盾。

  (3)秘书的沟通协调 ,尤其是协调行为,必须受领导活动的制约。

  2.全面性:

  (1)主要指本单位各项工作的全面协调。

  (2)表现为多方面、多层次、多领域。要协调的工作无大小、内外之分。

  3.中介性:

  秘书的协调一般只起沟通、联络、协商、调节作用,不如领导协调时具有权威性。

  三、案例分析:

  案例《清场》中,秘书李瑛充分运用协调方法和协调手段,准确领会领导意图和要求,利用市场信息,运用求同存异的方法,运用调查研究、公共关系、谈判技巧等手段,圆满地完成了任务。说明了秘书沟通协调工作的特点和作用。

  【课堂反馈】

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与四级秘书知识点相关的秘书四级

2017四级秘书要点:数码相机的工作原理

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  数码相机的工作原理

  数码相机的核心部件是CCD(Charge Couple Device,电荷耦合元件)图像传感器。CCD是使用一种高感光度的半导体材料制成,在光线作用下,可将光线转化为模拟信号,再通过模数转换芯片转换成数字信号,数字信号经过压缩以后由相机内部的存储器或内置硬盘卡保存,因而可轻而易举地把数据传给计算机,并借助计算机的处理手段,根据需要来修改图像。CCD相当于传统相机的胶卷,直接关系到最后相片的分辨率及品质。

  (二)数码相机的性能指标

  数码相机的性能指标主要有:

  (1)分辨率;

  (2)光学与数码变焦;

  (3)镜头;

  (4)测光系统;

  (5)相当感光度;

  (6)图像的存储格式;

  (7)存储卡;

  (8)光学取景器;

  (9)LCD显示屏;

  (10)闪光灯;

  (11)电池;

  (12)连接方式;

  (13)白平衡;

  (14)色彩位数;

  (15)连续拍摄。

  (三)数码相机的使用与养护1.数码相机的操作步骤

  数码相机的操作步骤:拍摄照片→连接数码相机与计算机→将图片文件导入计算机→编辑图片。

  2.使用数码相机的注意事项

  使用数码相机的注意事项有:

  (1)数码相机不适宜拍摄自然风光;

  (2)拍摄时要尽量靠近被摄体;

  (3)取景要准确;

  (4)在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光。

  3.数码相机的保养

  数码相机的保养包括:

  (1)清洗;

  (2)防热防寒;

  (3)防水、防雾、防沙;

  (4)旅行防护;

  (5)相机保藏。

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与四级秘书知识点相关的秘书四级

四级秘书2017考点:接收、管理办公用品

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  (一)库存知识

  1.库存控制的作用

  在一个有效的库存控制系统中,准确的库存记录可以起到以下作用:

  (1)保证大量的资金不被不必要的库存占用。

  (2)保证空间不被用来存储不必要的货物。

  (3)能监督个人和部门对物品的使用。

  (4)保持充足的库存,以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。

  (5)监督任何偷窃和破坏行为造成的损失。

  (6)可利用准确的库存进行估价。

  2.库存定义

  库存定义涉及3个概念,即最大库存量、最小库存量和再订货量。

  (1)最大库存量是为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量。

  (2)最小库存量是以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。

  (3)再订货量,也称重新订购线,这是提醒购买者库存需要重新订购的标准。

  3.库存控制卡

  库存控制卡上的内容主要有:

  (1)项目;

  (2)单位;

  (3)库存参考号;

  (4)最大库存量:

  (5)再订货量;

  (6)最小库存量;

  (7)日期;

  (8)接收;

  (9)发放;

  (10)余额。

  (二)订购、接收、管理办公用品的工作程序

  1.选择供应商

  选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较:

  (1)价格和费用:

  (2)质量和交货;

  (3)服务和位置;

  (4)安全和可靠性。

  2.选择订购方式

  办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种:

  (1)直接去商店购买公司所需要的办公用品;

  (2)电话订购;

  (3)传真订购;

  (4)网上订购。

  3.办理进货手续

  办理进货的程序主要包括:

  (1)使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。

  (2)要将购货订单与实物认真核对。

  (3)在办公用品库存卡的接收项中,应填写所接收的每一类货物的详情。

  (4)更新库存卡中的库存余额

  (5)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。

  4.保管

  库存保管中应采取的措施主要有:

  (1)储藏间或物品柜要上锁,以保证安全。

  (2)各类物品要清楚地贴上标签。

  (3)新物品置于旧物品的下面或后面,先来的物品先发出去。

  (4)体积大、分量重的物品放在最下面。

  (5)小的物品、常用的物品,应放在较大物品的前面。

  (6)储藏问要有良好的通风,要保持干燥。...

与四级秘书知识点相关的秘书四级

2017四级秘书知识点:会议地点选择要求

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  会议地点选择的要求

  会议地点的选择,要综合考虑多种因素,主要应考虑下列因素:

  (1)交通便利;

  (2)会场的大小应与会议规模相符;

  (3)场地要有良好的设备配置;

  (4)场地应不受外界干扰;

  (5)选择会议地点应考虑有无停车场所;

  (6)场地租借的成本必须合理。

  (二)会议场地选择的工作程序

  会议场地选择的工作程序是:确定会议目的与形态→了解会议的实质需求和与会者的期望→确定会议场地→对会议地点进行确认→签订书面合同。

  (三)注意事项

  1.广泛收集会议地点的信息

  2.实地考察会议地点的注意事项

  实地考察会议地点的注意事项有:

  (1)会见能作决策的人,有利于解决以后可能出现的问题;

  (2)只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观;

  (3)不要出于个人原因再次参观酒店;

  (4)不要带家属同行参观;

  (5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至,以检查酒店对客人的接待情况;

  (6)要考虑是否以另外一两家酒店作为“备选”,以免因谈判失败而出现被动局面。

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与四级秘书知识点相关的秘书四级

2017四级秘书复习讲义:办公室事务与管理

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  秘书四级考试就要开始咯,赶快复习起来吧,出国留学网竭尽全力为各位同学准备了“2017四级秘书复习讲义:办公室事务与管理”,希望对各位考生有帮助。

  办公室事务与管理鉴定要点与重点提示

  一、鉴定要点

  掌握对办公环境和办公设备进行安全检查的方法;做好信息的保密工作;能够处理日常办公事务,如安排值班、履行报销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理;办公设备和办公用品的发放和管理;编制时间表的方法;管理领导和自己的工作日志;熟悉文书形成与处理的基本程序。

  二、重点提示

  1.对办公环境和办公设备进行安全检查,改进办公环境

  (1)安全检查的方法

  1)确定检查周期。

  2)发现隐患,在职责范围内排除或减少危险。

  3)发现个人职权无法排除的危险,有责任和义务报告、跟进、直到解决。

  4)发现隐患,认真填写“隐患记录及处理表”。

  (2)健康、安全的办公环境的基本要求

  1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。

  2)办公室空间适当、噪声要低。

  3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。

  4)设置相应的消防设施和设备。

  5)饮用水符合健康安全要求。

  2.做好信息的保密工作

  (1)口头信息的安全保密工作

  1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。

  2)在没有确认对方身份前,不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。

  3)只向来访者提供组织允许提供的信息。

  4)按会议要求传达会议信息。

  (2)纸面信息的安全保密工作

  1)接收保密文件要登记,传阅保密文件要签收,保存保密信息要归类,携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。

  2)离开办公室时,要把保密文件锁入抽屉或柜子;用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”;高密级信息由工作人员亲自送交收件人。

  3)当传真保密信息时,应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。

  4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片,保存到银行保险柜里;不再需要的保密文件要销毁。

  (3)电子信息的安全保密工作

  1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方;打印保密材料时要人不离机。

  2)在提交电子信息前要向上级核对,不能给未被授权的人;有保密信息的软盘不应带出单位。

  3)使用密码保护计算机数据,密码应经常更换;不要随意安装借来的程序,经常查毒、杀毒;重要文件要做备份。

  3.安排值班工作,编制值班表

  (1)值班工作的主要内容:记好值班电话记录;记好值班接待记录;记好值班日记;做好信息传递。

  (2)值班表包括的内容

  1)列出值班时间期限和具体值班时间。

  2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。

  3...

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