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2017秘书五级资格考点:制作会议证件和指示标识

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  制作会议证件和指示标识

  (一)相关知识

  1.会议证件的作用

  会议证件一般有以下4个作用:

  (1)证明身份。

  (2)保证会议安全,控制人员出入。

  (3)统计到会人数。

  (4)维持会议的程序。

  会议证件的类型主要有以下几种:

  (1)代表证:与会者不仅能参加会议,而且有表决权、选举权。

  (2)列席证:能够到会旁听,但无表决权。

  (3)工作证:只证明是大会的工作人员,在会议期间出人行走有一定的限制。

  (4)记者证:只发给新闻媒体有关的工作人员、记者,持记者证在有些工作区域出入受到限制。

  (5)来宾证:表明是主办方邀请的嘉宾。

  2.会议指示标识的类型

  会议标识是指在会议的准备和召开过程中,为了使与会者更容易找到座位,并了解会场周围的环境,使会议的组织更加有条理,需要在会场和相关服务区域摆放某些标识物,如各种指示牌,接待处和签到处的标志,贵宾室、饮水处、洗手间的标志等。

  (1)标识牌(或指示牌)。中、大型会议事先应划好区域,。贴上标识牌,使与会者顺利入座,并能够很方便地找到签到处、贵宾室、饮水处、洗手间等。

  (2)区域图(或路线图)。在一些体育馆和礼堂,为了使参会的单位入场、退场井然有序,事先划出区域图,并张贴于门口。在一些表彰、总结类型的大会上,应将被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排,并在座位上贴上名签,并标示于区域图上。

  (3)名签与台签。在主席台和签到处等地方要摆放各种名签或台签,以标明人员的身份或办事机构的名称。

  (二)工作程序

  1.制作会议证件的程序

  制作会议证件的程序为:设计内容→设计颜色→控制印制数量→发放中的特殊要求(照片) →盖章确认。

  召开重要的大中型会议应视必要制发姓名卡片和会议证件,通常小型会议不必制发证件。

  2.制作会议证件的注意事项

  (1)重要的大中型会议,证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。

  (2)重要的、具有保密性质的会议要在证件上贴上本人的相片,并加盖大会印章。

  (3)证件的形式应反映出会议的内容,设计要尽量经济实用、美观大方。

  (4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的姓名卡片的样式。可将他们的姓名卡片设计为红、蓝、白、黄4种不同的颜色。也可以将姓名卡片设计为正式代表采用系带式的卡片,其他人员采用夹子式的卡片来区分不同的身份。

  (5)应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片,并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。

  (6)应注意根据公司...

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2017秘书五级资格考试复习指导:完成接站工作

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  完成接站工作

  (一)相关知识

  1.接站的准备内容

  会议的性质与规模不同,接待的要求、程序和规范也不同。

  2.接站的车辆安排

  要备有足够的车辆和接站的人员。接站的车辆可以是企业内部的车辆,也可是专业性的汽车出租公司提供的。无论是任何一种或是兼有,都要事先对接站的司机进行简单的培训或提出相应的要求,如:提前到达接站地点,注意交通安全,接站时注意接待礼貌,注意接站时前后车辆的衔接等。

  (二)示例分析

  王宇到天地公司上班的第二天就参加了会务接站的工作,他从初萌手中接过了两个牌子就跟司机上了车。在火车站的出战口,他高举着牌子眼巴巴地等了半天,也没见有人向他走过来。再看看时间,自己接的那趟车显然早就到了,这时他才仔细看了看牌子,牌子上写着:“接上海来京的张先生”。

  点评:接站牌虽小,但接站的信息一个也不能少,接站牌上应该写清来客的车次、时间、发站、来客姓名全称以及迎接客人的单位或会议名称。

  (三)工作程序

  (1)先搜集各种会议的回执和反馈信息,掌握与会代表的名单以及飞机火车抵达的准确时间,并将其编制成一目了然的表格,并统一协调。

  (2)根据总表的信息,安排接站的车辆和人员。

  (3)对安排的人员进行培训和要求。

  (4)接站人员要火手一份与会代表抵达的时间表,按分工的时间和线路迎接。

  (5)要有统一的指挥调度系统,明确交通工具的班次和具体的时间地点,并要掌握与会议代表的联络方式。

  (6)对于自备交通工具的外地与会人员,要事先通过发传真或电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。

  (四)注意事项

  1.接站的分工和要求

  (1)接站的分工

  (2)接站工作的要求

  要做到准确无误地接送,就要做好充分的准备:

  ①要掌握代表的名单及抵离的准确时间。

  ②要备有足够用的车辆。

  ③要有良好的指挥调度,人车要值班。指挥调度要有一份代表抵离时间表。

  ④所有车辆和人员要按时间、路线接送。

  2.报到工作的内容

  报到的方式一般是要求与会者本人持会议通知亲自报到。

  为了醒目,一般在报到处周围设立引导牌,注明报到位置。

  (1)秘书人员应在与会者到达报到地点时热隋礼貌地接待。

  (2)在报到处的周围设立引导牌和标识牌,标明报到的具体位置。

  (3)负责报到接待人员要热情主动地迎接与会者,向报到者表示欢迎,在证实报到人员身份后,将预先准备好的文件袋(包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等)发给报到人员。

  (4)、必要时,引导与会者去其住宿的房间,并简单介绍周围的情况和开会的要求。

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