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2017年二级秘书资格考试知识点：编制索引
一、编制索引的基本规则
公司的事务不同，产生和收到的文件也是不同的，内容千差万别，但对这些内容迥异的文件编制索引，最重要的规则是一致性一对文件一视同仁，用同样的态度和方法对待每一份资料。
二、编制索引的常用方法
我们可以按个人的名称编制索引，也可以按企业的名称编制索引，还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法，都要注意一条相同的原则：确定一个最重要的分类标准，并把它作为一个根本划分依据。
(一)按个人姓名编制索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。
在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号，对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔，在编制索引时，要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档，除非是证明身份或区别性别，或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。
(二)按企事业单位名称编制索引
我们在编制企事业单位名称索引时，除了要遵守上述这些规则，还要注意：
1、在一个由独立的全称构成的公司名称中，将这个名称颠倒过来，出现在前面的那个词就是“姓”。如在Ted Corvair，Inc.这个名称中，Corvair是第一个部分，而Ted则是第二个部分。如果一个公司没用全称，那么就按照通常书写的顺序编索引。
2、如果这个公司的名称为Corvair Construction Company，那么出现在档案中的名称就是原封不动的本名。
3、如果碰到一个公司有两个不同的名称，就依据最常用的那个名称编索引，另一个名称登记在“相互参照条目”中。
4.、当发现一个复合词或用连接号的名称，可把它看成是一个整体。同样，新创造的词也可以看成是一个整体。
5、对于复合地理名词，例如Los Alamor，归档时就把Los看成是第一部分，Alamor看成是第二部分。
6.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时，例如，Northw。sternLife Insurance Company，在归档时每个方位词都要分开，即 North作为第一部分，Western作为第二部分。
7。用于广播电台、电视台的名称，单个字母也要分开，处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号，这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出，这些代号就要全部保留，并且要按字母顺序归档。
8.外国商行的名称及包括在名称中的标题，一般就按它们的正常写法归档，除非其中
有些成分是可识别的，如姓或全称，在这种情况中，可以与英文名称相似的部分处理。
9、按政府和政治名称编制索引...