办公文秘基础知识与技能

　　要想能够成功胜任办公文秘一职，首先要了解文秘的基础知识与技能。下面是由出国留学网小编为大家整理的“办公文秘基础知识与技能”，仅供参考，欢迎大家阅读。

　　办公文秘基础知识与技能（一）

　　随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越旺盛，人才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统，适应现代企业需求的高级秘书，已成为抢手的职业新宠。在无纸化办公和网络办公的大趋势下，更多的高级秘书将逐步成为高层管理人士，在企业中具有举足轻重的作用。秘书必备的理论知识、基本技能与专业知识及专业技能的结合，已成为人才市场对秘书素质与技能的带有普遍性的要求，这也标志着目前我国秘书行业已经与国际接轨。有关专家预言，20世纪最大的职业群体为会计，而21世纪最大的职业群体是秘书。

　　一、秘书职业的现状

　　（一）社会对秘书人员的需求状况。当今社会对秘书人员的需求情况，据近几年来人才市场的信息统计分析，社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员：

　　1.服务类秘书：如公司办公室，基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员，通常是专为较高级的领导人配备的。

　　2.事务类秘书：如企业、基层行政事业单位的办公室文员，公关文员，档案管理人员等，在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。做好各种会议的记录及会务工作。

　　3.文书类秘书：如在企业，基层行政事业单位负责文字起草，文字处理的专业文字秘书。撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。 负责各种文件的起草、装订及传递工作。

　　4.管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜并进行管理。

　　目前，我国企事业单位尤为需要高层次的满足国际化要求的高级秘书。打造高素质的秘书已成为市场的迫切要求，也将为秘书专业人才提供较好的就业前景。

　　（二）秘书人员自身素质状况分析。

　　1.业务水平欠缺，专业技能薄弱。这是目前秘书表现最弱的一点。伴随信息技术的高速发展和办公自动化的趋势，秘书人员的很多工作，比如传统的文书写作、文档管理、文字处理等，逐渐被自动办公系统所取代，现代办公效率同时大为提高。虽然绝大部分秘书的文化层次不低，但是由于没有经过专门的行业业务知识培训，在初入职的时候，工作效率低，不能及时保质保量地完成领导交办的工作任务，也不能适应市场经济的快节奏。

　　2.创新能力及意识低下。创新能力及意识是对秘书素质的考验，当今很多秘书缺乏创新意识和能力，主要表现在以下两方面：首先，墨守成规的传统观念难以打破。任何事情和工作都按照领导说得做，依葫芦画瓢，没有自己独立的风格和个性。惯性顺向思维及依赖性过强。其次，工作缺乏主动性。日常工作中采取被动的工作方式，满足于跟着领导的指挥棒行事，没有主动积极、乐于开拓的创新精神，而目前企事业单位强调的是秘书要具有时代感和创新意识，能有效地提出新见解、新看法，具有预见性、前瞻性，积极主动展开工作，充分发挥出主观能动性。

　　3.知识老化过时，知识储备不足。随着信息时代的到来，传统的知识储备已不能满足时代的发展及需求，知识更新迫在眉睫。部分秘书目前还局限于传统知识结构，不善于接受和学习新知识，不善于对已学知识进行整合。一些秘书人员天天杂事缠身，疲于奔命，自学也难抽出时间，知识得不到更新，只能啃老本。还有部分秘书依靠老秘书传帮带的方式，知识、经验难免有局限性，缺乏现代管理方面的综合性知识和能力。

　　4.缺乏“通才”及“全才”。当今对秘书综合素质要求越来越高，除了专业知识和技能之外，还要有行业知识和社会知识，更需要具备高情商和高智商，通才和全才真的是一将难求。

　　二、秘书应具备的能力与知识

　　（一）秘书应具备的能力。

　　1.普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、记忆力、思维力、理解辨别力、交际沟通力。上述能力是其他能力的基础。现代秘书工作人员要具有敏锐的洞察力和灵敏的应变能力，要善于观察事务，发现问题，这样才能加强辅佐领导的主动性，真正发挥参谋助手作用。思维力是人们智力活动的核心，一个人如果失去了思维能力，其他能力也就失去了意义。

　　2.通用能力。现代的秘书人员要掌握表达、调研、管理、办事4种通用能力。秘书的首要职能就是运用语言载体进行信息沟通，辅助领导的活动，因此，表达能力是最关键的。表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两个方面。现代秘书要既擅长写，又长于说，无论写说，都要做到准确简洁、适用合理。秘书人员的调研能力包括调查能力及研究能力两方面，秘书调研能力的强弱直接影响着秘书参谋助手作用的发挥。秘书的管理能力包括3个方面： 辅助计划能力、组织实施能力和沟通协调能力。

　　现代秘书必须具备较强的管理能力以辅助领导的管理活动，为领导活动提供全局性和超前性的智能服务。范围广，内容多，头绪多的事务性工作要求秘书人员要有较强的应变品质和变通能力；要熟悉办事渠道、掌握办事程序，及时准确、妥善地处理事务. 同时，还要有较强的人际交往能力，能善于通过建立良好的人际关系，创造良好的人际环境，提高办事的效率。

　　3.专业技能。作为现代秘书，必须具备较强的专业技能，如语言沟通表达能力、外语听说读写能力、计算机操作能力、速记能力。秘书人员工作一个重要的任务就是办文，从事大量文稿的草拟与修改，这都要求现代秘书具备扎实的文字功底，要精通语法、修辞、格式及逻辑知识，要掌握一定的写作规律，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容。

　　因此秘书一定要加强写作训练，熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，平时随时注意积累资料，不断提高写作水平，培养精确的文字表达能力。加入WTO后的中国，外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的比重，对外贸易中多多少少都会用到外语，因此这也客观地要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求，秘书要熟悉办公软件的使用并熟悉计算机网络，还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力，领导在口头表述的时候，秘书要以最快的速度记录到工作笔记中，或者录入电脑中，从而大大减少工作时间，提高工作效率。

　　4.创新能力。秘书还应具备一定的创新能力。秘书的创新能力，是指秘书人员能够领悟领导的意图，发挥主观能动性，创造性地为领导提供最佳服务的能力。在知识经济时代，各种信息瞬息万变的情况下，要求秘书在实际工作中勇于探索、改革创新。所谓创新，就是无论从工作内容还是从工作方式上都有新意、新内容、新办法。

　　要做到这些，秘书人员必须注重自身的继续教育和综合能力的培养，激励自己尽快增长理论知识和实践才干，在思想观念、行为倾向、知识结构、知识存量、应用能力等方面作较大努力，以适应知识经济时代对人才的要求。

　　（二）秘书应具备的知识。

　　基本知识。基本知识是秘书工作者知识结构的关键 。一切其它知识离不开基本基础知识的铺垫，否则就是“ 无源之水，无本之木”。秘书应具有的基本知识可分为两类：

　　一方面是社会科学知识，相当于高中水平的语文、政治、历史、地理等知识；

　　一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物知识，除此之外还应懂得一点经济知识，法律知识和科技常识，并且熟练一门外语。

　　2.专业知识。秘书人员的专业知识可分为两大部分，第一部分是秘书专业的基础知识，第二部分是秘书所在行业的行业知识。行业知识是指秘书专业知识的另一部分，是秘书所在行业的行业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业知识是指秘书在单位所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业早按第二专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。

　　3.拓展知识。秘书人员不仅要了解并熟知专业知识和生活当中的一些基础知识，还应该掌握一些相关的边缘知识来拓展自己更好的工作。比如心理学、礼仪学、公关关系学、企业管理学等。拓展自己的知识面，才能使自己在工作中更加挥洒自如、得心应手。现代秘书人员不仅应该是一个专才，还应该是通才、全才。

　　办公文秘基础知识与技能（二）

　　一、秘书工作的内容

　　（一）秘书工作领导机关及其领导者的工作内容

　　1.机关办公厅（室）的基本任务

　　办公厅（室）属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必然结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。

　　办公厅（室）的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作；二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。

　　2.秘书长、办公厅（室）主任的基本任务

　　秘书长和办公厅（室）主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作；第二，协助首长密切各方面的工作关系；第三，协助首长掌管机关内部的统一战线工作；第四，协助首长掌管保密工作；第五，协助首长掌管机要工作；第六，主持日常行政事务（包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项）；第七，掌管机关事务工作。

　　因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为“既要参与政务，又要掌管政务”两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的，具有明显的参与政务性质；而第六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，但是却为全国秘书部门应当承担的主要工作内容确定了基本格局。

　　（二）秘书工作的主要内容

　　1.拟定、办理公文

　　拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。

　　拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。

　　办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。

　　办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节；收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。

　　2.办理组织会务

　　办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论；二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等；三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等；四是会议期间的各项服务；五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。

　　3.调查研究工作

　　调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。

　　每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲；实施阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料；总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。

　　4.信息处理工作

　　秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。

　　开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础；其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍；最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。

　　5.沟通协调工作

　　对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调（即对领导者之间和领导机关之间的协调）、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。

　　6.信访接待工作

　　信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。

　　7.监督检查工作

　　监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查；对领导人批办事件承办情况的督促检查；对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。

　　8.公务接洽工作

　　公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理人际关系。

　　除上述之外，秘书工作还包括管理日常事务、机要保密、文书立卷与归档、领导公务活动安排、领导临时交办事项等。在日常工作中，秘书工作人员均应以认真负责的态度，保质保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。

　　二、秘书工作的作用

　　秘书工作在领导机关和机关工作中，只有负责管理日常事务的责任和义务，没有决定权和指挥权。但是，由于其所处的特殊地位及其所承担的重要工作，决定了其具有下述作用：

　　（一）建议参谋作用

　　这方面的作用主要表现在领导决策的过程中。首先，秘书工作人员需要在决策的准备阶段做好调查研究工作，整理相关信息和资料，为领导决策提供科学可靠的依据；其次，在进行实施方案的选择过程中，秘书人员可以根据所掌握的信息和资料进行分析研究，并凭借自己的经验，为领导者提供有参考价值的材料、建议或方案；最后，在领导制定决策后，对于如何实施决策以及决策实施过程中产生的一系列新情况、新问题应如何处理，秘书人员也可提供参考意见或反馈信息。除了为领导者的决策发挥建议参谋的作用之外，秘书人员在拟写文件、提供办事和办会预案、提供办事的建议、综合处理信息等工作中，也需要充分运用自己的聪明才智，努力发挥为领导者提供建议和参谋的作用。

　　（二）事务助手作用

　　秘书人员所起的事务助手作用更多的是指秘书人员辅助领导做好决策工作以外的具体事务性工作，使领导者有更多的时间和精力主抓大政方针问题，做好科学决策事项。秘书工作的助手作用主要体现在下列各方面的工作：一是做好日常的文书处理、会务和档案管理工作；二是做好文件信息的加工筛选工作；三是做好领导临时交办的工作；四是做好公务接洽、信访接待和领导活动安排工作；五是做好领导人某些必要的生活服务工作等。此外，秘书人员还应当充分发挥主动性，积极做好各方面的服务工作，争取成为领导的得力助手。

　　（三）中心枢纽作用

　　每一个机关、团体、企事业单位都拥有一套指挥管理系统。而秘书工作部门则正处于这套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门不可替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者个人的决策、指示，都要通过秘书工作传递给实施单位。因此，秘书工作是否健全完善，其工作是否运转自如，直接关系到机关工作能否正常运转。因此，必须充分发挥好秘书工作部门的中心枢纽作用，真正做到“上情下达，下情上达”。

　　（四）统筹协调作用

　　统筹协调工作是秘书工作中的一项重要内容，也是秘书工作的一项重要职能，主要体现在三个方面：第一，在领导决策中发挥协调作用。决策前，领导者大都责成秘书人员对于要决策的问题组织或协同有关部门进行调研论证；决策后，秘书人员还要协同相关部门做好信息反馈工作，调查各有关实施单位对于决策的具体落实情况，保持工作运行的畅通。第二，对于日常工作中难以解决的重要问题，秘书人员还要秉承领导思想同时协调各方力量，抓紧解决和落实。第三，在日常办文、办会、办事过程中，哪些环节出现矛盾，一般均需要秘书人员按照领导的指示同各方协调关系，促进决策的落实。

　　（五）形象窗口作用

　　在日常工作和各种交往中，秘书人员需要经常代表机关或领导人出面，例如内外联系、洽商公务、群众信访、迎来送往等事宜均需要由秘书出面完成。而对外行文、组织会议、安排领导人的公务活动，更是秘书形象窗口作用在工作上的反映。因此，一个机关的形象及其工作面貌、工作作风、领导者的形象等都与秘书工作的形象窗口作用有着非常密切的联系，秘书人员在日常工作和生活中要坚决抵制“门难进、脸难看、话难听、事难办”的官僚主义作风和习气。

　　秘书工作的性质和地位决定了秘书工作是机关工作中各种信息的主要集散地，因此，秘书工作成为方便领导工作和机关工作的“信息库”和“资料库”，随时向领导者提供信息咨询和服务。因此，秘书人员常常需要主动进行调查研究工作，及时地采集和收录各种有用信息，向领导提供需要了解和掌握的各种动态信息，做好领导的各项辅助和服务工作。

　　三、秘书工作的性质

　　秘书工作是因领导工作的需要而存在的，属于机关工作的一部分。要想准确理解秘书工作的性质，需要将其放在领导工作和机关工作的领域来观察和认识。

　　（一）秘书工作的辅助性

　　秘书工作的辅助性是指秘书工作在领导工作中所具有的辅助性。秘书工作的产生具有必然性，它是由于统治阶级和领导群体为了满足其自身工作运转需求而产生的。这就决定了秘书人员在处理解决任何问题的时候，都需要根据领导者的意图和需求来做，而不是代替领导者作出决定。即使秘书人员对某些问题提出了解决方案，这些方案也需要经过领导机关权衡确定后才能执行。秘书工作机构或秘书人员只能站在辅助的位置上行使职能，既不能缺位，也不能错位，更不能越位。秘书工作人员需要对自身进行准确定位，努力发挥好秘书工作在领导工作中的参谋辅助作用。

　　（二）秘书工作的枢纽性

　　秘书工作的枢纽性是指秘书工作在机关工作中具有枢纽性作用。由于秘书工作部门是整个机关工作正常运转的必要条件和组织保障，因此只有秘书工作井然有序，高质量、高效率地运转，才能够实现整个机关工作的各项职能，做到上情下达、下情上达、左右协调、步调统一，并带动职能部门同步运转。这种枢纽与核心地位决定了秘书工作的重要性。

　　（三）秘书工作的机要性

　　秘书工作是一项机要性很强的工作，这点主要是针对秘书工作的具体内容而言的。汉语中“秘书”一词，包含有“秘密”的意思，而英语中的“secretary”（秘书）一词中的词干“secret”，意思也是“秘密”。因此，单从“秘书”一词的字面意思就可以反映出秘书工作的机要性。由于秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心。秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，由于掌握更多的重要情况，其机要性更强。

　　（四）秘书工作的政治性

　　秘书工作的政治性是针对秘书工作人员本身而格外强调的。这是因为秘书部门处于核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，接触到工作中的机密核心文件也会很多。这就需要在对秘书工作人员的选拔和任用上要格外慎重，要求其能够做到政治上绝对忠实可靠，有高度的保密观念，严格遵守保密纪律，严守各种机密。此外，我们党和国家对秘书人员的选用条件还专门制定颁发了机要秘书工作的规定，其中，任用前要进行政治审查，任用后要经常进行保密教育，都是出于秘书工作的客观现实需要。

　　四、秘书工作的职能

　　（一）事务性助手职能——协助领导处理各种事务

　　秘书部门的一个重要职责就是协助领导处理各种日常事务，保证领导机关与领导活动能够高效运转。事务性工作是任何机关都无法回避的。比如公务往来或会议上使用的大量文稿需要有人撰写和处理；工作中的许多问题需要通过采集信息和调查研究才能解决；推进工作的过程中有许多环节出现矛盾，需要有人进行协调处理；还有接待信访、机要、交通、接听电话、值班等工作，这些工作均需要耗用大量的时间和精力，但是这又属于秘书部门的基础性工作，也是秘书部门最频繁的工作内容，因此，秘书部门要为领导办好这些工作，使其可以从琐碎的日常办公事务中脱身，集中更多的时间和精力处理全局工作或者研究解决重大政策性问题。

　　（二）智能性参谋职能——帮助领导制定正确决策

　　在新时期下，秘书工作除了要做好日常各项事务性工作外，更要大力加强和发挥好参谋作用，加强信息调研和监督检查工作的力度，为领导决策的科学化提供有效的服务。秘书工作的参谋职能是在办理包括各类事务性工作的过程中体现出来的，尤其是在调查研究、信息处理、公务督查、综合协调等工作过程中，秘书人员需要根据了解和掌握的有关情况，及时向领导提出工作建议，提供决策的参考信息和依据，或者回答领导提出的相关问题，为领导机关的决策活动提供信息服务。

　　秘书工作的参谋和助手职能是从秘书工作的整体性而言的，渗透并体现在秘书人员为领导办文、办会、办事这“三办”的大量具体事务性的工作过程中。脱离具体的工作，秘书工作的参谋和助手职能也就成为“空中楼阁”。因此，秘书工作需要切实当好领导的参谋助手，脚踏实地地做好为领导服务的工作。

　　五、秘书工作的特征

　　（一）秘书工作的本质特征

　　秘书工作与其他工作的本质区别在于秘书工作从属于一定的领导机关或领导者，并为领导工作提供综合辅助性服务。因此，综合辅助性服务是秘书工作的本质属性。其具体体现为：

　　（1）所有秘书工作都要围绕领导工作展开。领导工作涉及哪里，其工作范围就要扩展或延伸到哪里。

　　（2）能够参加领导班子的各种会议并共同研究问题，并提出各种解决问题的方案，但是只有发言权而无表决权，更无决定权。

　　（3）秘书人员在处理任何问题时，一般只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张。

　　（二）秘书工作的一般特征

　　秘书工作除了具有综合辅助性服务这一本质属性外，还具有政治性、被动性、综合性、全面性、事务性、灵活性的特点，这些特征是由其本质特征所决定的、为各类秘书工作所共有的特征，具体体现为：

　　（1）政治性。由于我国的秘书工作是为人民政权服务的，与党和国家的根本利益密切相关，因此，秘书工作具有强烈的政治色彩。

　　（2）被动性。主要体现为两点：一是秘书的工作根据领导的需要来安排；二是凡是无法分解到具体部门的工作都由秘书工作来承担。

　　（3）综合性。这是由于秘书部门作为综合性服务部门的性质所决定的。

　　（4）事务性。这是由秘书部门所处理的工作内容来决定的。

　　（5）灵活性。这是因为秘书工作经常会遇到突发情况，要求秘书能够具备很强的变通能力，从而灵活处理问题。

　　六、秘书工作的规律

　　（一）秘书工作的基本规律

　　1.领导工作对综合辅助性服务的需求是秘书工作存在的客观基础

　　秘书人员提供的综合辅助性服务与领导者对综合辅助性服务的需求之间，本质上是一种供求关系。其中，领导工作的“需求”居于支配和主导地位，而秘书人员的“供给”则处于服从和次要地位。因此，领导工作的“需求”是秘书人员的“供给”，即秘书工作赖以存在的客观基础。

　　2.秘书工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件

　　由于领导工作对综合辅助性服务的需求是严格限定在公务活动的范围之内的，主要是指领导者在实施领导行为的过程中，需要秘书人员辅助完成的公共事务。随着新时期的发展，领导工作所面临的矛盾和问题渐趋复杂化，因此，秘书人员高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件。

　　3.不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求是推进秘书工作的根本动力

　　设立秘书部门是领导工作对综合辅助性服务的客观需求。随着这种需求的日渐强化，将会对秘书部门的服务水平提出更高的标准和更严的要求，这必然推动秘书工作向新的水平迈进和发展。所以，不断满足领导工作的需求是推进秘书工作的根本动力。

　　4.领导者对综合辅助性服务的满意程度是检验秘书工作水平的主要标志

　　领导者对于综合辅助性服务的期望是“没有最好，只有更好”。而从秘书工作的价值角度来看，一切活动均是为了确保领导职能的正常运转。领导对秘书人员提供服务的满意程度越高，领导工作绩效越明显，秘书工作的价值就越大。因此，领导对综合辅助性服务的满意程度是检验秘书工作水平的主要标志。

　　秘书人员要深刻认识秘书工作的普遍规律，正视秘书工作的服务水平与领导工作的服务需求之间的矛盾，明确秘书工作的重要价值，更好地为领导做好综合辅助性服务。

　　（二）秘书工作的具体规律

　　秘书工作具体规律实质上是秘书工作基本规律的具体表现，其主要体现为下述三点：

　　1.秘书参谋活动的规律

　　所谓秘书的参谋活动是指以出谋献策为手段，以辅助领导决策为目的。秘书部门在行使参谋职能时应当注意以下规律性认识：

　　（1）将秘书参谋职能寓于具体工作中。

　　（2）秘书参谋方向必须与领导决策目标保持同一性。

　　（3）秘书参谋内容必须与领导决策需求相一致。

　　（4）秘书参谋方法必须与领导决策特征相适应。

　　2.办公室日常运转的规律

　　办公室作为秘书工作的主要场所，处于中枢地位。办公室的工作既有程序性、稳定性的一面，又有随机性、灵活性的一面。在日常运转工作中，应注意以下规律：

　　（1）区分办公室工作的轻重缓急。

　　（2）增强办公室工作的质量和效率意识。

　　（3）优化办公室环境氛围，塑造健康的办公室文化，增强办公室工作人员的凝聚力和向心力。

　　3.秘书写作活动的规律

　　写作作为秘书人员的一项经常性工作，体现了秘书人员发挥参谋和助手作用的重要职能。在秘书写作实践中，经过人们逐渐总结和摸索，形成了以下一些规律性的认识：

　　（1）秘书人员的知识、能力、素质水平，要与“以文辅政”的职能相适应。

　　（2）秘书人员的思想观点，要与领导者的思想意图相统一。

　　（3）秘书写作的内容，要与领导工作的要求相合拍。

　　（4）秘书起草文稿的风格，要与领导者风格、个性相协调。

　　（5）秘书起草文稿的表达，要与领导立意相吻合。

　　秘书的写作行为和文稿质量，必须以符合领导工作需求为本质。高质量的公文文稿，对于推动领导工作，实现领导职能起着举足轻重的作用。

　　此外，在秘书调研、公务督查、综合协调、会议服务、信息服务等秘书专项活动中，均包含着各自的规律性。秘书人员要透过纷繁复杂的工作内容，不断摸索和掌握秘书工作的内在规律，并自觉用于指导实践活动。

　　办公文秘基础知识与技能（三）

　　文书工作是一项科学的严肃的工作，它要求从事这项工作的文书工作人员应具备以下基本素质：

　　（一）有较高的政治觉悟、政策水平，较强的法制观念（文书工作人员政策水平的高低，决定文书工作质量的优劣；文书工作人员既要懂法，又要守法）

　　（二）热爱本职，忠于职守，埋头苦干，严谨精细，遵守纪律，严守秘密

　　1、作为文书工作人员，只有热爱本职工作和忠于职守，才能搞好文书工作。

　　2、埋头苦干和严谨精细，是文书工作人员应有的工作态度和工作精神。

　　3、遵守纪律，就是严格按照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。

　　（三）应有必备的专业基础知识、操作知识和相关学科的基本知识

　　文书工作人员的专业基础知识，主要是指与他们所从事的文书工作密切相关的基本原理性的知识。大体包括以下几个方面：

　　一是基础理论知识。包括文书学、应用写作、秘书学、信息学、行政管理学等。基础理论知识带有一定综合性、概括性和基础性，是文书工作的实际操作知识、操作技能的理论指导。

　　二是实际操作知识。文书工作人员必备的专业基础知识不但包括基础理论知识，还应包括实际操作知识。也就是说，文书工作人员不能只了解和掌握文书工作的各个环节及其工作内容，还要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

　　三是其他基本知识。主要是指与文书工作业务相关的某些基本知识。

　　（四）掌握熟练的业务技能，不断提高综合运用能力

　　文书工作的业务技能，主要有以下一些：

　　1、文字综合处理能力

　　2、书写能力

　　3、速记能力

　　4、印制能力

　　5、校对能力

　　6、运用现代化办公设备的能力

　　秘书部分观点

　　（一）秘书的知识结构

　　秘书的知识结构就是秘书工作所需要的知识，就是秘书工作能力形成需要以之为基础的知识及其构成状况。

　　秘书工作的综合性，要求秘书具有较宽广的知识面；秘书工作的专业性，要求秘书具有较扎实的专业知识。

　　1、基础知识层次

　　基础知识层次是秘书知识结构的根底，是秘书知识结构中起基础性作用的那部分知识，是构建秘书知识结构的基本条件。基础知识不仅要扎实，而且要宽广。

　　（1）文化基础知识

　　秘书具有的文化基础知识，一方面是社会科学基础知识，另一方面是自然科学知识。高中文化程度，是国家对所有政府机关干部的共同要求，也是秘书人员应有知识的最低层次。如汉语知识、科学知识、历史知识、外语知识等；

　　（2）理论基础知识

　　掌握基础理论知识，是提高秘书素质的基本条件。如马克思主义基本理论、经济学知识、党的基本政策；

　　（3）法律基础知识

　　法律基础知识是秘书从事秘书工作的重要依据。秘书工作要规范化，首先要求秘书人员掌握基本的法律知识。

　　2、辅助知识层次

　　辅助知识层次指的是虽非秘书专业知识但又与秘书专业知识相关的知识，是一种带有辅助性的知识。

　　（1）传统学科，主要包括文学、美学、法学、新闻学、伦理学方面的知识和心理学知识

　　（2）新兴学科，主要有管理科学知识、社会交际知识、软科学知识及其他相关学科。

　　3、专业知识层次

　　专业知识层次是秘书知识结构的核心部分和基本层次，指的是从事秘书工作所需要的专门业务知识，是一种带有一定方向性的知识，是形成秘书职业特色、与秘书工作目标密切联系的部分。它由两个部分组成：

　　（1）业务知识

　　主要指秘书业务知识，这是区别于其他专业的重要标志。大体包括：普通秘书学；分支秘书学（如行政秘书学、企业秘书学、科技秘书学、涉外秘书学、基层秘书学、高级秘书学）；秘书写作学；秘书心理学；文书学、档案学、公文写作学等方面的知识；调查研究、会务工作、信访工作、机要保密、组织协调、办公自动化等方面的知识。

　　（2）行业知识

　　秘书必须掌握以下必要的行业知识：了解所属行业知识的总体构成和知识门类；了解所属部门工作的任务和特点；深入掌握工作中使用频率较多的知识；懂得行业的管理知识

　　注意：A、当今比较合理的秘书知识结构，应该具有以下几个特性：中心性；宽阔性；动态性；层次性。

　　B、建立合理知识结构的方法和途径是：勤奋好学是成功的前提。另外，要注意知识的积累，要注意知识的更新，要注意知识的充实。

　　（二）秘书的能力结构

　　秘书能力是指秘书人员在实践中完成秘书工作的本领，也就是说秘书能力只能通过秘书的一系列活动才能显示和发展。

　　1、基础能力

　　指秘书从事秘书活动所需要的能力，是从事秘书工作的基本条件。

　　（1）秘书的观察力

　　一个人所获得的信息有80%—90%是经过视觉而来的。秘书的观察力应重点置于领导和社会两个方面。良好的观察力要求：要有目的性、条理性、敏锐性。

　　（2）秘书的记忆力

　　良好的记忆力表现为：记得快、记得准、记得多、记得牢。良好的记忆方法：编组法、提要法、推算法、形象法等。

　　（3）秘书的思维力

　　思维力在秘书的基础能力中居核心地位。思维力强的表现在于：思维要宽阔、要深刻、要灵活、要新颖。

　　（4）秘书的想象力

　　想象力在秘书工作中尤其是创造性的工作中意义十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有现实性、丰富性、新颖性。秘书要有良好的想象力，首先要丰富大脑的表象和知识储备，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如类比、联想等。

　　2、专业能力

　　（1）阅读能力

　　秘书阅读能力的一般要求是：要准确、要快速。秘书阅读能力的培养，首先要有较好的知识结构，其次要注意其他能力的发展，最后要有科学的阅读方法。

　　（2）写作能力

　　即书面表达能力，这是秘书的基本功，是文字秘书的“看家本领”。秘书写作能力，主要是指各种应用文的写作能力。秘书写作能力的一般要求是：要准确、简洁、规范。

　　（3）说话能力

　　即口头表达能力，秘书说话能力的一般要求是：要发音正确，要表达简练，要语气措辞得体。提高说话能力的途径：首先要多说，其次要多想，此外要注意其他方面的修养和磨练。

　　（4）办事能力

　　秘书的基本职能就是办事。秘书一般办事能力的一般要求如下：要熟谙办事之道，要善于相机行事，要善于接人待物。

　　3、特殊能力

　　指秘书从事一些专门秘书工作所需要的能力，它带有个性特色，是造成秘书能力结构个性差异的重要方面。

　　（1）协调能力

　　指运用协调原理和方法使各方面保持秩序化、科学化的能力。一般要求是：要掌握协调依据，熟悉政策法规，不搞“随意性”；要掌握协调原则，使协调有根有据；要选择协调方法，针对不同的`情况和对象运用各种不同的协调方法。

　　（2）调研能力

　　一般要求是：要有计划；有科学的方法；有较强的洞察力；要善于与被调查者迅速沟通，取得对方的信任。

　　（3）操作能力

　　主要包括打字、复印、微缩、摄影、录音、录像、编辑、校对、速记、驾驶等。

　　（三）秘书的心理素质

　　秘书的心理素质，指秘书在心理过程、心理倾向和心理品质等方面表现出来的稳定心理特点的总和，它影响着秘书的辅助行为、人际关系和自我修养。

　　1、秘书心理素质的构成

　　（1）秘书的兴趣

　　即认识倾向，常说的爱好。秘书的兴趣应具有以下几种品质：广泛性、中心性、持久性

　　（2）秘书的情感与情绪

　　情感是人们对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。秘书情感的品质是：要有道德感；要有理智感；要有审美感。

　　情绪是情感的基本形式，是人们对客观事物的态度体验。情感比较稳定而持久，情绪容易变化而不稳定。秘书的情绪按性质分为两类：即愉快的情绪；不愉快的情绪。按发生强度、速度和持续时间分为三类：心境、激情、应激。

　　（3）秘书的意志

　　良好的意志是秘书工作取得成效的保证，是自我修养不断提高的动力。

　　良好的意志应该具备的特征：要具有自觉性、果断性、坚持性、自制性。（相反的分别是：受示性、独断性；寡断性、武断性；顽固性、动摇性；任性）

　　（4）秘书的气质

　　气质是指人们比较稳定的心理活动动力特征。人的所有心理活动和行为都受气质影响，气质具有稳定性，但人的气质是千差万别的。气质的主要类型有：多血质（活泼型）的人、胆汁质（兴奋型）的人、粘液质（安静型）的人、抑郁质（抑制型）的人。

　　注意：

　　上述四种气质既有积极的因素，也有消极的方面，并不能决定一个人成就的大小。工作成就的大小主要是由一个人的工作态度和努力程度决定的。在实际工作中，对不同气质类型的秘书安排工作可以有不同的考虑。

　　秘书进行气质修养的途径：自我控制、职业环境影响、有意识地做一些与自己气质相反的工作。

　　（1）秘书的性格

　　秘书性格是秘书心理素质的核心部分。性格主要表现在两个方面：对现实的态度上和行动的方式上。

　　秘书健全的性格主要包括：要坚强执著而不固执；要敏捷灵活而不冒失；要开朗随和而不轻佻；要幽默诙谐而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人际关系，有利于适应环境，有利于身心健康。

　　2、秘书的心理健康

　　（1）影响秘书心理健康的因素

　　负担过重；舆论压力；关系复杂。

　　（2）秘书心理健康的标准

　　一个心理健康的秘书应具有以下的主要标志：智力正常；情绪成熟；行为协调；工作专注；关系和谐。

　　（3）秘书常见的心理障碍及消除

　　嫉妒：要正视自己的差距，停止与别人的比较，要有通过努力赶上或超过别人的积极心态，从病态的自卑或自尊中解脱。

　　焦虑：要增强自信，对未来充满信心，不为一时一事所困扰，不为一得一失而计较，努力去实现一个有意义的目标，

　　急躁：遇事冷静，处变不惊。

　　厌烦：树立正确的理想信念和工作目标，要有正确是思维方法，懂得厌烦是无济于事的。

　　自傲和自卑：树立正确的自我表现意识，从而保持心理平衡。