四级秘书考点

　　出国留学网秘书资格考试栏目小编们精心为广大考生准备了“2017四级秘书重点：安排会议值班”，各位同学赶快学起来吧，做好万全准备，祝各位同学考试顺利通过。

　　安排会议值班

　　(一)会议值班工作的内容和意义

　　1.会议值班工作的内容

　　会议值班工作的内容是：(1)值班电话记录;(2)值班接待记录;(3)值班日记;(4)做好信息传递。

　　2.会议值班的意义

　　会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映、保证会议顺利进行的作用。

　　从一定意义上说，值班工作质量也代表了会议的工作质量，值班工作的好坏直接反映和影响会议主办方的工作效率。

　　(二)安排会议值班的工作程序

　　1.制定值班工作制度

　　值班工作制度有：(1)信息处理制度;(2)岗位责任制度;(3)交接班制度。

　　2.明确值班工作任务

　　会议值班人员的主要工作任务如下：

　　(1)在会议中协助搜集有关文件和资料，传递各种信息。

　　(2)要加强对与会议无关人员出入会场的控制。

　　(3)要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

　　(4)要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

　　(5)要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。

　　(6)必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

　　(7)做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。

　　(8)必要时，应建立主管领导带班制度。

　　3.编制会议值班表

　　会议值班表应包括以下内容：(1)会议值班时间期限和具体值班时间;(2)会议值班人员姓名;(3)会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号;(4)会议值班负责人姓名或带班人姓名;(5)用简明的文字表明值班的工作内容;(6)表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

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　　安排来访者的参观、娱乐活动

　　(一)安排来访者参观、娱乐活动的相关知识

　　1.明确参观目的

　　2.明了参观内容

　　安排参观内容时，应该考虑这样几点：

　　(1)有代表性的内容，能够满足来访者的基本要求。

　　(2)不会影响正常的工作及生产。

　　(3)不会泄露核心机密。

　　3.不同娱乐活动的特点与适应对象(1)游览活动

　　1)了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况。2)秘书要熟悉将要游览的地方。

　　(2)娱乐活动

　　1)了解客人的特长和兴趣。

　　2)观看项目的水准应该是较高的，有地方特色的最好。

　　4.参观、娱乐的相关礼节

　　(1)在观看各类文艺节目时，不要迟到。

　　(2)无论是在参观、游览时，还是在观看节目中，都不要大声喧哗。

　　(3)在参观、游览、娱乐时，着装应该根据场合调整。

　　(二)安排来访者参观、娱乐活动的程序

　　安排来访者参观、娱乐活动的程序是：初步确定内容→征求对方意见→修改、确定方案→实施方案。

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　　四级秘书资格考试考点：会议日程的含义及作用

　　1、会议议程的内容

　　会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论：大会发言;参观或其他活动;会议总结，宣读决议;闭幕式。

　　2、会议日程的内容

　　会议日程就是根据议程作出逐日的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

　　3、会议议程和日程的作用

　　通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题、会议顺序计划，获得有效信息。

　　“秘书资格考试(四级)2017重点：会议记录工作”一文由出国留学网秘书资格考试栏目整理，希望可以帮到广大考生，欢迎广大考生前来阅读!

　　秘书资格考试(四级)2017重点：会议记录工作

　　(一)做好会议的记录工作

　　1、会议记录的内容

　　会议记录的内容有：

　　(1)会议描述;

　　(2)与会者姓名;

　　(3)缺席者请假条;

　　(4)宣读上次会议记录;

　　(5)在会议记录中产生的问题;

　　(6)通讯记录;

　　(7)一般事务;

　　(8)其他事务;

　　(9)下次会议日期;

　　(10)主席签名。

　　2、会议记录的要求

　　会议记录的要求是：

　　(1)速度要求;

　　(2)真实性要求;

　　(3)资料性要求。

　　3、会议记录的结构和写法

　　会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

　　(1)标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。

　　(2)正文。首部+主体+结尾。

　　(3)尾部。右下方写明“主持人：(签字)”;“记录人：(签字)”。

　　4、会议记录的注意事项

　　(1)会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来。而其他的内容可简要概括地记录，无须有言必录。

　　(2)如果当时漏记了内容，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议

　　主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。

　　(3)不管是谁提出了一个动议或附议了一个动议或提出了任何行动、意见，都应把人名记录下来。

　　(4)可设计一张表格来记录会议上的信息。

　　(二)做好会议的简报工作

　　1、会议简报的内容

　　会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息;要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。

　　2、会议简报的要求

　　会议简报的要求是：

　　(1)真实准确;

　　(2)短小精悍;

　　(3)快;

　　(4)生动活泼。

　　3、会议简报的结构和写作要求

　　会议简报的结构与其他的简报一样分成报头、报核、报尾3个部分。会议简报的标题应简明、准确、醒目、生动、形式灵活。单行和双行标题都可。会议简报的导语多用叙述式和结论式。主体部分要突出会议的主要精神和会议决定，内容要单一精炼。

　　本文“2017四级秘书要点：数码相机的工作原理”由出国留学网秘书资格考试栏目整理，希望对考生有所帮助。

　　数码相机的工作原理

　　数码相机的核心部件是CCD(Charge Couple Device，电荷耦合元件)图像传感器。CCD是使用一种高感光度的半导体材料制成，在光线作用下，可将光线转化为模拟信号，再通过模数转换芯片转换成数字信号，数字信号经过压缩以后由相机内部的存储器或内置硬盘卡保存，因而可轻而易举地把数据传给计算机，并借助计算机的处理手段，根据需要来修改图像。CCD相当于传统相机的胶卷，直接关系到最后相片的分辨率及品质。

　　(二)数码相机的性能指标

　　数码相机的性能指标主要有：

　　(1)分辨率;

　　(2)光学与数码变焦;

　　(3)镜头;

　　(4)测光系统;

　　(5)相当感光度;

　　(6)图像的存储格式;

　　(7)存储卡;

　　(8)光学取景器;

　　(9)LCD显示屏;

　　(10)闪光灯;

　　(11)电池;

　　(12)连接方式;

　　(13)白平衡;

　　(14)色彩位数;

　　(15)连续拍摄。

　　(三)数码相机的使用与养护1.数码相机的操作步骤

　　数码相机的操作步骤：拍摄照片→连接数码相机与计算机→将图片文件导入计算机→编辑图片。

　　2.使用数码相机的注意事项

　　使用数码相机的注意事项有：

　　(1)数码相机不适宜拍摄自然风光;

　　(2)拍摄时要尽量靠近被摄体;

　　(3)取景要准确;

　　(4)在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光。

　　3.数码相机的保养

　　数码相机的保养包括：

　　(1)清洗;

　　(2)防热防寒;

　　(3)防水、防雾、防沙;

　　(4)旅行防护;

　　(5)相机保藏。

　　本文“四级秘书2017考点：接收、管理办公用品”由出国留学网秘书资格考试栏目整理，希望对考生有所帮助。

　　(一)库存知识

　　1.库存控制的作用

　　在一个有效的库存控制系统中，准确的库存记录可以起到以下作用：

　　(1)保证大量的资金不被不必要的库存占用。

　　(2)保证空间不被用来存储不必要的货物。

　　(3)能监督个人和部门对物品的使用。

　　(4)保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。

　　(5)监督任何偷窃和破坏行为造成的损失。

　　(6)可利用准确的库存进行估价。

　　2.库存定义

　　库存定义涉及3个概念，即最大库存量、最小库存量和再订货量。

　　(1)最大库存量是为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量。

　　(2)最小库存量是以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。

　　(3)再订货量，也称重新订购线，这是提醒购买者库存需要重新订购的标准。

　　3.库存控制卡

　　库存控制卡上的内容主要有：

　　(1)项目;

　　(2)单位;

　　(3)库存参考号;

　　(4)最大库存量：

　　(5)再订货量;

　　(6)最小库存量;

　　(7)日期;

　　(8)接收;

　　(9)发放;

　　(10)余额。

　　(二)订购、接收、管理办公用品的工作程序

　　1.选择供应商

　　选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较：

　　(1)价格和费用：

　　(2)质量和交货;

　　(3)服务和位置;

　　(4)安全和可靠性。

　　2.选择订购方式

　　办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种：

　　(1)直接去商店购买公司所需要的办公用品;

　　(2)电话订购;

　　(3)传真订购;

　　(4)网上订购。

　　3.办理进货手续

　　办理进货的程序主要包括：

　　(1)使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。

　　(2)要将购货订单与实物认真核对。

　　(3)在办公用品库存卡的接收项中，应填写所接收的每一类货物的详情。

　　(4)更新库存卡中的库存余额

　　(5)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。

　　4.保管

　　库存保管中应采取的措施主要有：

　　(1)储藏间或物品柜要上锁，以保证安全。

　　(2)各类物品要清楚地贴上标签。

　　(3)新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去。

　　(4)体积大、分量重的物品放在最下面。

　　(5)小的物品、常用的物品，应放在较大物品的前面。

　　(6)储藏问要有良好的通风，要保持干燥。...

　　本文“2017四级秘书知识点：会议地点选择要求”由出国留学网秘书资格考试栏目整理，希望对考生有所帮助。

　　会议地点选择的要求

　　会议地点的选择，要综合考虑多种因素，主要应考虑下列因素：

　　(1)交通便利;

　　(2)会场的大小应与会议规模相符;

　　(3)场地要有良好的设备配置;

　　(4)场地应不受外界干扰;

　　(5)选择会议地点应考虑有无停车场所;

　　(6)场地租借的成本必须合理。

　　(二)会议场地选择的工作程序

　　会议场地选择的工作程序是：确定会议目的与形态→了解会议的实质需求和与会者的期望→确定会议场地→对会议地点进行确认→签订书面合同。

　　(三)注意事项

　　1.广泛收集会议地点的信息

　　2.实地考察会议地点的注意事项

　　实地考察会议地点的注意事项有：

　　(1)会见能作决策的人，有利于解决以后可能出现的问题;

　　(2)只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观;

　　(3)不要出于个人原因再次参观酒店;

　　(4)不要带家属同行参观;

　　(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况;

　　(6)要考虑是否以另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。