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2017四级秘书重点:安排会议值班

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  安排会议值班

  (一)会议值班工作的内容和意义

  1.会议值班工作的内容

  会议值班工作的内容是:(1)值班电话记录;(2)值班接待记录;(3)值班日记;(4)做好信息传递。

  2.会议值班的意义

  会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用,起着保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映、保证会议顺利进行的作用。

  从一定意义上说,值班工作质量也代表了会议的工作质量,值班工作的好坏直接反映和影响会议主办方的工作效率。

  (二)安排会议值班的工作程序

  1.制定值班工作制度

  值班工作制度有:(1)信息处理制度;(2)岗位责任制度;(3)交接班制度。

  2.明确值班工作任务

  会议值班人员的主要工作任务如下:

  (1)在会议中协助搜集有关文件和资料,传递各种信息。

  (2)要加强对与会议无关人员出入会场的控制。

  (3)要有公司和各部门领导的联络方式,以便出了问题及时与之联络、请示。

  (4)要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

  (5)要坚守岗位,保证会议信息的畅通无阻。

  (6)必要时,要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

  (7)做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。

  (8)必要时,应建立主管领导带班制度。

  3.编制会议值班表

  会议值班表应包括以下内容:(1)会议值班时间期限和具体值班时间;(2)会议值班人员姓名;(3)会议值班的地点,并在会议须知上注明会议值班室的房间号;(4)会议值班负责人姓名或带班人姓名;(5)用简明的文字表明值班的工作内容;(6)表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

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  秘书资格考试(四级)2017重点:会议记录工作

  (一)做好会议的记录工作

  1、会议记录的内容

  会议记录的内容有:

  (1)会议描述;

  (2)与会者姓名;

  (3)缺席者请假条;

  (4)宣读上次会议记录;

  (5)在会议记录中产生的问题;

  (6)通讯记录;

  (7)一般事务;

  (8)其他事务;

  (9)下次会议日期;

  (10)主席签名。

  2、会议记录的要求

  会议记录的要求是:

  (1)速度要求;

  (2)真实性要求;

  (3)资料性要求。

  3、会议记录的结构和写法

  会议记录的结构是:标题+正文+尾部。

  (1)标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。

  (2)正文。首部+主体+结尾。

  (3)尾部。右下方写明“主持人:(签字)”;“记录人:(签字)”。

  4、会议记录的注意事项

  (1)会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来。而其他的内容可简要概括地记录,无须有言必录。

  (2)如果当时漏记了内容,可事先做出记号,然后对照录音磁带修改,也可提示会议

  主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。

  (3)不管是谁提出了一个动议或附议了一个动议或提出了任何行动、意见,都应把人名记录下来。

  (4)可设计一张表格来记录会议上的信息。

  (二)做好会议的简报工作

  1、会议简报的内容

  会议简报要迅速反映会议的实际情况,交流会议的经验,沟通会议的信息;要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势,更好地对会议起到指导和沟通作用。

  2、会议简报的要求

  会议简报的要求是:

  (1)真实准确;

  (2)短小精悍;

  (3)快;

  (4)生动活泼。

  3、会议简报的结构和写作要求

  会议简报的结构与其他的简报一样分成报头、报核、报尾3个部分。会议简报的标题应简明、准确、醒目、生动、形式灵活。单行和双行标题都可。会议简报的导语多用叙述式和结论式。主体部分要突出会议的主要精神和会议决定,内容要单一精炼。

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