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2017四级秘书复习讲义:办公室事务与管理

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  秘书四级考试就要开始咯,赶快复习起来吧,出国留学网竭尽全力为各位同学准备了“2017四级秘书复习讲义:办公室事务与管理”,希望对各位考生有帮助。

  办公室事务与管理鉴定要点与重点提示

  一、鉴定要点

  掌握对办公环境和办公设备进行安全检查的方法;做好信息的保密工作;能够处理日常办公事务,如安排值班、履行报销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理;办公设备和办公用品的发放和管理;编制时间表的方法;管理领导和自己的工作日志;熟悉文书形成与处理的基本程序。

  二、重点提示

  1.对办公环境和办公设备进行安全检查,改进办公环境

  (1)安全检查的方法

  1)确定检查周期。

  2)发现隐患,在职责范围内排除或减少危险。

  3)发现个人职权无法排除的危险,有责任和义务报告、跟进、直到解决。

  4)发现隐患,认真填写“隐患记录及处理表”。

  (2)健康、安全的办公环境的基本要求

  1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。

  2)办公室空间适当、噪声要低。

  3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。

  4)设置相应的消防设施和设备。

  5)饮用水符合健康安全要求。

  2.做好信息的保密工作

  (1)口头信息的安全保密工作

  1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。

  2)在没有确认对方身份前,不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。

  3)只向来访者提供组织允许提供的信息。

  4)按会议要求传达会议信息。

  (2)纸面信息的安全保密工作

  1)接收保密文件要登记,传阅保密文件要签收,保存保密信息要归类,携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。

  2)离开办公室时,要把保密文件锁入抽屉或柜子;用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”;高密级信息由工作人员亲自送交收件人。

  3)当传真保密信息时,应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。

  4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片,保存到银行保险柜里;不再需要的保密文件要销毁。

  (3)电子信息的安全保密工作

  1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方;打印保密材料时要人不离机。

  2)在提交电子信息前要向上级核对,不能给未被授权的人;有保密信息的软盘不应带出单位。

  3)使用密码保护计算机数据,密码应经常更换;不要随意安装借来的程序,经常查毒、杀毒;重要文件要做备份。

  3.安排值班工作,编制值班表

  (1)值班工作的主要内容:记好值班电话记录;记好值班接待记录;记好值班日记;做好信息传递。

  (2)值班表包括的内容

  1)列出值班时间期限和具体值班时间。

  2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。

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